COVID-19 : les assemblées générales pourront avoir lieu par visioconférence !

La propagation de la COVID-19 et des mesures associées pose de nombreuses difficultés pratiques aux copropriétés. Mandats de syndics prolongés, assemblées générales reportées, réunions du conseil syndical annulées… Pour permettre aux copropriétés de pouvoir faire avancer des dossiers dans leur copropriété, le gouvernement a autorisé la tenue des assemblées générales de copropriété par visioconférence entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021. Zoom sur cette ordonnance gouvernementale et les modalités pratiques de l’organisation d’une assemblée générale à distance.

Ordonnance du 20 mai 2020 : le cadre légal des AG de copropriété par visioconférence

C’est l’ordonnance du 20 mai 2020 qui autorise la tenue des assemblées générales de copropriété à distance entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021. Cette décision vient en réponse à la crise sanitaire de la COVID-19 qui empêche la tenue des assemblées générales physiques. En réalité, les assemblées générales à distance étaient déjà autorisées depuis la loi Elan du 23 novembre 2018.

Depuis l’entrée en vigueur de la loi Elan, il est précisé que les copropriétaires peuvent tenir l’assemblée générale de façon dématérialisée. L’article 6 du décret du 27 juin 2019 indiquait même qu’il revenait au syndicat des copropriétaires de décider des moyens et supports techniques pour participer à une assemblée générale de copropriété à distance, le seul impératif étant de pouvoir identifier clairement chaque participant.

Toutefois, deux barrières juridiques rendaient la tenue des assemblées générales de copropriété par visioconférence ou audioconférence impossible :

  • Conformément à l’article 13-1 du décret du 17 mars 1967, seules les copropriétés qui avaient autorisé en amont la tenue des assemblées générales par visioconférence avant la crise sanitaire ont pu en profiter. Les autres, en revanche, étaient complètement bloquées ;
  • Si la possibilité d’un vote par correspondance a été envisagée tout au long de la crise sanitaire, il manquait jusqu’alors une ordonnance autorisant cette pratique conformément à l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.

Désormais, avec l’ordonnance du 20 mai, la loi précise les modalités de recours aux assemblées générales à distance. En particulier, l’article 13 stipule que les assemblées générales de copropriété pourront avoir lieu par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication permettant d’identifier sans doute possible chaque participant. Lorsque le recours à la visioconférence, l’audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique est impossible, le syndic pourra décider d’organiser l’assemblée générale en autorisant le vote par correspondance. Il convient également de noter que le texte autorise les assemblées générales à distance et le vote par correspondance pour une durée limitée, soit entre le 1er juin 2020 et le 31 janvier 2021.

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Déconfinement : trois moyens pour tenir une assemblée générale de copropriété

À partir du 1er juin 2020, trois solutions s’offrent à vous pour tenir une assemblée générale de copropriété :

  • Les assemblées générales physiques pour les petites copropriétés : l’état d’urgence sanitaire interdit les rassemblements de plus de 10 personnes. Même si cette interdiction concerne uniquement les lieux publics, nous vous recommandons d’appliquer cette règle dans le domaine privé. Les petites copropriétés peuvent donc tenir des assemblées générales physiquement, tout en respectant bien entendu les gestes barrières et à veillant à respecter un mètre de distance entre chaque copropriétaire ;
  • Les assemblées générales par visioconférence ou audioconférence : ici, les copropriétaires votent à distance pendant l’assemblée générale qui se tient de façon dématérialisée. Le syndic peut choisir quel outil utiliser : Zoom, Skype, GoogleMeet Fuze, etc. Nous vous conseillons de bien vous renseigner sur tous ces outils afin de choisir le plus approprié notamment en fonction du nombre de participants attendus.

Bon à savoir : Chez Matera, nous avons intégré Zoom à notre plateforme pour permettre d’organiser une assemblée générale par visioconférence facilement. Aucun besoin de télécharger quoi que ce soit, c’est facile et rapide !

  • Les assemblées générales par correspondance : si la tenue d’une assemblée générale par visioconférence ou audioconférence est impossible pour certains copropriétaires, alors il est possible de voter par anticipation avec un formulaire à envoyer au syndic.

Attention ! Le vote par correspondance ne se substitue pas à la tenue d’une assemblée générale dématérialisée. Les copropriétaires dans l’incapacité de tenir une assemblée générale par visioconférence ou audioconférence votent par correspondance en amont. Puis, les autres copropriétaires tiennent l’assemblée générale de façon numérique en tenant compte des voix exprimées par correspondance.

Les conditions à réunir pour tenir une assemblée générale à distance

L’article 13 de l’ordonnance du 20 mai 2020 précise certaines conditions pour assurer la bonne tenue des assemblées générales à distance.

Le délai d’information au syndicat des copropriétaires de la tenue d’un AG à distance

Si le syndic décide de tenir l’assemblée générale de façon dématérialisée et que l’assemblée générale a déjà été convoquée, alors il doit en informer les copropriétaires au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée générale par tout moyen permettant d’établir avec certitude la bonne réception de cette information. En l’occurrence, l’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception sera ici privilégié. En cas de contestation, il devra prouver qu’il a bien informé tous les copropriétaires en bonne et due forme de la tenue d’une assemblée générale à distance.

Les règles concernant les convocations d’assemblée générale à distance

Lorsqu’une assemblée générale de copropriété se tient à distance, la convocation ne doit contenir aucun lieu de réunion. La convocation doit également noter le recours à la visioconférence, l’audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique en précisant l’outil choisi. Lorsque le recours à la visioconférence ou à l’audioconférence est impossible, la convocation précise l’autorisation du vote par correspondance.

La tenue de l’assemblée générale à distance

Lors de la tenue d’une assemblée générale par visioconférence ou audioconférence, le moyen de communication choisi doit assurer :

  • L’identification de chaque participant ;
  • La bonne transmission des voix ;
  • La retransmission continue et simultanée des délibérations.

Par ailleurs, l’ordonnance du 20 mai 2020 autorise un mandataire plus de trois pouvoirs si le total des voix et de celui de ses mandants n’excède pas 15% des voix du syndicat des copropriétaire. Pour cela, il convient de se référer aux tantièmes et millièmes énoncées dans le règlement de copropriété pour connaître la quote-part de chaque copropriétaire de l’immeuble. Lorsque les décisions sont prises par correspondance uniquement, c’est le président du conseil syndical ou un des conseillers syndicaux, à défaut un copropriétaire désigné par le syndic, qui assure les missions du président de séance. Enfin, lors de l’assemblée générale à distance, c’est le président de séance qui certifie exacte la feuille de présence et la signe. Il doit également signer le procès-verbal de l’assemblée générale, avec éventuellement les scrutateurs, dans un délai de huit jours suivant la tenue de l’assemblée générale à distance.

Les avantages des assemblées générales à distance

L’autorisation des assemblées générales de copropriété à distance marque une grande avancée. Cela permet notamment de répondre à l’incapacité matérielle de tenir une assemblée générale physique tout en facilitant la prise de décisions et en préservant le droit des copropriétaires. La tenue des assemblées générales à distance permet également de respecter les mesures sanitaires en vigueur et de veiller à la protection du syndic et des copropriétaires de l’immeuble. Enfin, les assemblées générales à distance facilitent la prise de décision pour les propriétaires-bailleurs notamment qui ne peuvent pas toujours se déplacer aux assemblées générales physiques de copropriété.



Par Raphaël Di Meglio, posté le 22 mai 2020