Tout savoir sur la fiche synthétique d'une copropriété
Depuis 2018, la fiche synthétique est obligatoire pour toutes les copropriétés. Que doit contenir la fiche synthétique et à quoi sert-elle ? Quelle est l’implication du syndic de copropriété concernant ce document ? On vous détaille tout ce que vous devez savoir sur la fiche synthétique d’une copropriété dans cet article.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une fiche synthétique de copropriété ?
Créée par la loi Alur de 2014, la fiche synthétique a pour objectif principal de rassembler toutes les informations financières, techniques et juridiques d’une copropriété. Elle permet à tous les copropriétaires d’être informés du fonctionnement de la copropriété et de l’état général de l’immeuble. Auparavant obligatoire pour les copropriétés de plus de 50 lots seulement, la fiche synthétique est exigée, depuis le 31 décembre 2018, pour toutes les copropriétés, peu importe leur taille.
La fiche synthétique doit être établie par le syndic de copropriété. Il doit notamment la dater et la signer.
Si une copropriété est gérée par un syndic professionnel, la fiche synthétique doit être accompagnée du cachet professionnel de ce dernier.
Que contient une fiche synthétique de copropriété ?
Selon le décret du 21 décembre 2016, la fiche synthétique doit obligatoirement mentionner les informations suivantes :
- L’identité du syndicat des copropriétaires ;
- L’adresse de l’immeuble (ou des immeubles) si elle est différente de celle du syndicat ;
- Le numéro d’immatriculation de la copropriété ainsi que la date de la dernière mise à jour effectuée ;
- La date de la réalisation du règlement de copropriété ;
- L’identité du syndic de copropriété ou de l’administrateur provisoire, le cas échéant ;
- L’organisation juridique de la copropriété : la fiche synthétique doit préciser la nature du syndicat des copropriétaires (principal ou secondaire) ;
- Le nombre total de lots que compte la copropriété et leur usage ;
- Le nombre de bâtiment et la période de construction ;
- Les équipements de la copropriété comme le type de chauffage, le nombre d’ascenseurs, etc. ;
- Les dates exactes de début et de fin de l’exercice comptable ;
- La date de la dernière assemblée générale ayant approuvé les comptes de la copropriété ;
- Le montant des charges, comprenant les charges courantes et exceptionnelles ;
- Le montant des dettes fournisseurs ;
- Le montant des impayés ;
- Le montant du fonds de travaux, dans le cas échéant.
Modèle gratuit de fiche synthétique
Le modèle de fiche synthétique est le même pour toutes les copropriétés, peu importe leur taille. Voici un modèle-type de fiche synthétique lorsqu’elle est générée depuis le site internet dédié registre-coproprietes.gouv.fr :
Chez Matera, la fiche synthétique est disponible à tout moment sur votre espace personnel dans la rubrique Documents. Voici à quoi ressemble le document depuis Matera :
Fiche synthétique : Quel est le rôle du syndic de copropriété ?
Comme vu précédemment, c’est le syndic de copropriété qui a pour mission de gérer la fiche synthétique de la copropriété. Il doit donc :
- Établir la fiche synthétique : elle doit être datée, comporter le nom et la signature du syndic - ou de l’administrateur provisoire - accompagnée de son cachet le cas échéant ;
- Mettre à jour la fiche synthétique : le syndic est chargé de mettre à jour les données financières de la copropriété sur la fiche synthétique tous les ans, dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes de la copropriété ;
- Mettre la fiche synthétique à disposition des copropriétaires : si un copropriétaire souhaite consulter la fiche synthétique, le syndic doit être en mesure de la lui transmettre.
Un syndic professionnel est tenu de mettre en place un extranet à disposition des copropriétaires pour qu’ils puissent notamment consulter les documents relatifs à la copropriété. Parmi ces documents, figure la fiche synthétique.
Comment et quand communiquer la fiche synthétique de la copropriété ?
Comment communiquer la fiche synthétique ?
Conformément à la loi de 1965, si vous êtes un syndic non-professionnel, c’est-à-dire syndic bénévole ou coopératif, vous avez les mêmes missions et obligations qu’un syndic professionnel. Vous avez donc les mêmes tâches à accomplir concernant la fiche synthétique.
De ce fait, lorsqu’un copropriétaire vous demande d’avoir accès à la fiche synthétique, vous devez la générer depuis le site internet du registre national des copropriétés pour pouvoir ensuite la transmettre. Pour ce faire, voici comment vous pouvez procéder :
- Rendez-vous sur le site registre-coproprietes.gouv.fr ;
- Cliquez ensuite sur “Gérer mes copropriétés” ;
- Cliquez sur “Rechercher” puis sur l’engrenage correspondant à la copropriété souhaitée ;
- Enfin, rendez-vous sur “Générer la fiche récapitulative''.
Pour visualiser la procédure, voici une infographie, réalisée par le gouvernement :
Le syndic de copropriété peut élaborer la fiche synthétique par ses propres moyens. Si vous êtes syndic, vous pouvez donc créer ce document vous-même en vous référant à l’article 2 du décret du 21 décembre 2016 qui indique tous les éléments qui doivent figurer.
Quand communiquer la fiche synthétique ?
Le syndic de copropriété est dans l’obligation de communiquer la fiche synthétique dès lors qu’un copropriétaire souhaite la consulter, et ce, sans délai.
Fiche synthétique et vente d’un lot en copropriété
La fiche synthétique permet également de renforcer le droit d’information des acquéreurs en copropriété. Ainsi, en cas de vente d’un lot, le vendeur devra annexer la fiche synthétique à l’état daté, avant la signature de l’acte authentique de vente.
Bon à savoir : L’état daté est un document qui sert à renseigner au maximum l’acquéreur sur les charges qu’il aura à payer une fois qu’il sera copropriétaire. Il donne notamment des informations sur les charges courantes incluses et non incluses dans le budget prévisionnel, le montant du fonds travaux rattaché au lot vendu, etc.
Conformément à la loi, l’état daté doit être obligatoirement établi par le syndic de copropriété. De ce fait, si le syndic ne transmet pas l’état daté et tous les renseignements nécessaires comme la fiche synthétique lors de la vente d’un lot, il ne respecte pas son obligation d’information.
Bon à savoir : L’acquéreur peut prendre connaissance de la fiche synthétique dès la signature du compromis de vente avec le pré-état daté.
Quelles sont les sanctions en cas d’absence de fiche synthétique en copropriété ?
Les contrats types de syndic prévoient une pénalité financière en cas de manquement à l’obligation de fournir la fiche synthétique. Ainsi, si dans un délai d’un mois après sa demande, un copropriétaire n’a pas eu accès à la fiche synthétique, la copropriété peut déduire la pénalité prévue dans le contrat de la rémunération du syndic lors de l’arrêté des comptes à soumettre à l’assemblée générale. L’article 1 du décret du 7 octobre 2020 stipule que cette pénalité est fixée à 15€ par jour de retard.
En cas d’absence de fiche synthétique, le syndic ne respecte pas l’une de ses obligations légales et engage donc sa responsabilité civile.
Les copropriétaires peuvent alors demander la révocation du syndic en assemblée générale pour faute de gestion et choisir un nouveau syndic.
Si le syndicat des copropriétaires a donné son quitus au syndic, c’est-à-dire qu’il a officiellement approuvé la gestion du syndic en assemblée générale, la responsabilité de ce dernier ne peut être engagée pour les actes de gestion engagés durant l’exercice écoulé. À noter qu’une action individuelle, impliquant un ou plusieurs copropriétaires est cependant possible.
Choisir un nouveau syndic ne signifie pas nécessairement désigner un autre syndic professionnel. Vous pouvez passer en autogestion grâce au syndic bénévole et coopératif. Ces modèles présentent de nombreux avantages dont des économies de charges et une plus grande transparence dans la gestion. Pensez-y !
