Tout savoir sur le registre des copropriétés
Le registre des copropriétés permet de procéder à l’immatriculation d’une copropriété. Il s’agit d’une formalité obligatoire pour toutes les copropriétés de France et d’Outre-mer. Mais à quoi sert l’immatriculation d’une copropriété ? Comment procéder et qui est responsable de cette obligation légale ? On vous explique tout dans ce guide dédié.
Sommaire
Qu’est-ce que le registre des copropriétés ?
Le registre des copropriétés est un registre en ligne qui a pour vocation de recenser toutes les copropriétés de France et d’Outre-mer à usage d’habitat. Sur le site du registre des copropriétés, il est possible de procéder à l’immatriculation d’une copropriété mais également de mettre à jour les données d’une copropriété. À noter que les données collectées contribuent aux politiques publiques mises en œuvre pour aider les copropriétés.
Sur le registre des copropriétés, il est également possible de consulter l’annuaire des copropriétés et les statistiques. En tant que syndic, vous pouvez gérer les copropriétés déclarées en renouvelant un mandat ou en déclarant un nouveau successeur par exemple en cas de changement de syndic.
Le registre des copropriétés est géré par l’Agence nationale de l’habitat (Anah).
Registre des copropriétés : à quoi sert l’immatriculation des copropriétés ?
Comme dit précédemment, le registre des copropriétés sert principalement à procéder à l’immatriculation de sa copropriété. C’est une formalité obligatoire qui s’applique à toutes les copropriétés de France destinées à l’habitation.
L’immatriculation des copropriétés permet de collecter des données sur les copropriétés et de mieux connaître l’état de celles-ci afin d’orienter des politiques publiques.
Comment immatriculer une copropriété au registre des copropriétés ?
En général, c’est le syndic de copropriété qui est chargé d’immatriculer la copropriété au registre national des copropriétés. À noter que cette obligation s’applique tout aussi bien pour les syndics professionnels que pour les syndics bénévoles et coopératifs. Il existe néanmoins quelques exceptions à cette règle :
- Lors de la création de la copropriété, notamment dans le cadre d’une copropriété neuve, c’est le notaire qui procède à l’immatriculation de celle-ci ;
- Si une copropriété se retrouve sans syndic, c’est l’administrateur ad hoc qui est chargé de l’immatriculation de la copropriété sur le registre national des copropriétés ;
- Enfin, dans le cas des copropriétés en difficulté (avec un haut niveau d’impayés par exemple), c’est le mandataire ad hoc qui est chargé d’immatriculer la copropriété.
Pour immatriculer la copropriété, il convient de se créer un compte sur le site du registre national des copropriétés et de renseigner les informations suivantes :
- L’identité, l’adresse et la date de création du syndicat des copropriétaires ;
- Le nombre et la nature des lots de la copropriété ;
- Le nom du syndic en place ;
- Le montant du budget prévisionnel, l’exercice comptable, les provisions pour travaux et les éventuelles dettes de la copropriété (dettes fournisseurs et impayés) ;
- Le nombre de bâtiments et leur étiquette énergétique ;
- Le nombre d’ascenseurs ;
- La période de construction de l’immeuble ;
- Des informations les éventuelles difficultés de la copropriété : désignation d’un administrateur provisoire ou mise en place d’un plan de sauvegarde par exemple.
Qui a accès aux informations du registre des copropriétés ?
Depuis le 1er juillet 2017, toute personne a accès aux informations suivantes sur les copropriétés immatriculées sur le registre national de la copropriété :
- Le numéro d’immatriculation ;
- Le nom, l’adresse et la date de création du syndicat des copropriétaires ;
- Le nom du syndic ;
- Le nombre et la nature des lots.
Il n’est pas nécessaire d’entreprendre des démarches pour consulter ces informations, elles sont accessibles sans formalités préalables.
Par ailleurs, l’État et les collectivités territoriales ont accès à toutes les données du registre d’immatriculation, notamment pour mieux orienter les politiques publiques en la matière et identifier les copropriétés en difficulté. En particulier, ces données statistiques pourront donner lieu à des politiques de l’habitat et de lutte contre l’habitat indigne et les copropriétés dégradées.
Les syndics ont également accès à l’ensemble des données des copropriétés dont ils sont les représentants légaux et à qui ils sont rattachés.
Peut-on rectifier les données déclarées auprès du registre des copropriétés ?
En cas d’erreur, vous pouvez tout à fait rectifier les données déclarées auprès du registre des copropriétés en invoquant notamment les droits d’accès et de rectification prévus dans le cadre de la loi informatique et libertés de 1978.
Quelles sont les mises à jour à faire sur le registre des copropriétés ?
Une fois que la copropriété est immatriculée sur le registre national des copropriétés, le syndic doit faire une mise à jour annuelle obligatoire. Cette mise à jour a pour but notamment d’actualiser les données financières de la copropriété en renseignant les comptes du précédent exercice comptable et le nouveau budget prévisionnel voté lors de l’assemblée générale annuelle.
La mise à jour annuelle du registre national des copropriétés doit être effectuée dans un délai de deux mois suivant la tenue de l’assemblée générale annuelle.
Par ailleurs, le syndic ou l’administrateur ou le mandataire ad hoc peut également devoir effectuer une mise à jour en cas d’évènements particuliers. C’est le cas notamment en cas de dissolution du syndicat des copropriétaires ou bien en cas de division d’un immeuble entraînant la création d’un syndicat secondaire.
En l’absence d’immatriculation de la copropriété ou en cas de non-actualisation des données sur le registre national des copropriétés, l’Anah ou une personne ayant un intérêt à agir peut mettre en demeure le syndic de procéder à ses obligations légales. Si le syndic n’immatricule pas la copropriété dans un délai d’un mois suivant la mise en demeure, l’Anah peut appliquer une astreinte de 20€ par lot de copropriété et par semaine de retard.
Matera vous accompagne de A à Z dans l’immatriculation de votre copropriété et la mise à jour annuelle des données.
