Changer de syndic peut s’avérer inéluctable lorsqu’un syndic de copropriété est inefficace et coûte cher à la copropriété. Mais quels sont les réels avantages à effectuer un changement et quelle est la marche à suivre pour changer de syndic ? Retrouvez tous nos conseils pour changer de syndic en douceur afin d’assurer la meilleure transition possible à votre copropriété.

Changer de Syndic en 5 étapes

infographic change syndic

Pourquoi changer de syndic ?

D’après la loi de 1965 régissant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le syndic de copropriété doit s’assurer que la copropriété est bien gérée. Cela passe par différentes missions telles que :

  • La gestion administrative de la copropriété ;
  • La gestion financière : comptabilité, collecte des charges auprès des copropriétaires, …;
  • La vérification de la bonne tenue de l’immeuble ;
  • La représentation du syndicat des copropriétaires dans tous les actes et les actions en justice.

Professionnel, bénévole ou coopératif, le syndic de copropriété est élu en assemblée générale par les copropriétaires. Toutefois, il est fréquent que l’insatisfaction croisse au cours du mandat de syndic : gestion opaque des finances, manque de réactivité, honoraires trop chers pour les syndics professionnels… Les griefs sont nombreux. Plutôt que de rester dans une situation qui ne vous convient pas, nous vous recommandons de changer de syndic.

Attention ! Il n’est pas possible d’avoir une copropriété sans syndic. Nous vous rappelons que la loi rend obligatoire le fait d’avoir un syndic de copropriété. Cependant, il peut être professionnel ou non.

Le changement de syndic peut s’avérer d’autant plus pertinent lorsqu’on habite dans une copropriété neuve. En effet, le promoteur a nommé un syndic provisoire à la naissance de la copropriété, syndic qui peut avoir manqué de réactivité dans la levée des réserves, la mise en copropriété ou encore la mise en place des contrats (entretien, fibre optique, chauffage, etc.).

Lorsque vous décidez de changer de syndic, nous vous conseillons d’en informer les autres copropriétaires afin de savoir si votre sentiment est partagé. Ensuite, discutez des options envisageables. En effet, lorsqu’on change de syndic, on peut également changer de modèle et passer notamment d’un syndic professionnel à un syndicat coopératif ou bénévole. Pour rappel, ces modèles non-professionnels ont pour principal objectif de réduire les charges de la copropriété. Vous ne paierez plus de pré-état daté ! Mais ce n’est pas tout ! Les modèles des syndics bénévoles et coopératifs permettent également aux copropriétaires de reprendre le contrôle sur la copropriété, de faire avancer les projets en cours (les travaux notamment), etc.

Attention ! Ne confondez pas syndic non-professionnel avec syndic en ligne. Les syndics en ligne sont des syndics montés par des anciens syndics professionnels. Ils fonctionnent exactement pareil que des syndics traditionnels, à ceci près qu’ils n’ont pas d’agence physique.

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Quand peut-on changer de syndic ?

Généralement, le mandat d’un syndic dure entre un et trois ans. Lorsque le mandat du syndic arrive à échéance, l’assemblée générale des copropriétaires doit alors se prononcer sur le renouvellement ou non du syndic de copropriété. C’est donc le moment idéal pour changer de syndic.

Bon à savoir : Il est également possible de dire au syndic que l’on est satisfait ou non de sa gestion lors du vote du quitus au syndic.

Toutefois, il est également possible de changer de syndic en cours de mandat. En effet, la loi de 1965 prévoit la possibilité de révoquer le contrat de syndic lors de l’assemblée générale des copropriétaires à tout moment en cas de faute du syndic si et seulement si cette révocation repose sur un motif légitime. Il reviendra alors aux copropriétaires de prouver que le syndic a manqué à ses obligations légales.

Attention ! Une preuve doit reposer sur des écrits. Veillez donc à bien conserver tous les échanges avec votre syndic de copropriété, les lettres recommandées avec accusé de réception, etc.

Si le manquement est prouvé, alors le syndic de copropriété pourra être révoqué sans que les copropriétaires n’aient à lui verser des dommages et intérêts.

Voici quelques exemples de manquements pouvant conduire à révoquer son syndic en cours de mandat :

  • Le syndic n’a pas fait respecter le règlement de copropriété ;
  • Le syndic n’a pas convoqué l’assemblée générale annuelle ;
  • Le syndic n’a pas assuré de façon satisfaisante la bonne tenue de l’immeuble ;
  • Le syndic n’a pas fait exécuter les travaux votés en assemblée générale ;
  • Le syndic est en défaut de paiement ;
  • Le syndic n’a pas procédé à l’immatriculation de la copropriété au registre national des copropriétés ;
  • Le budget prévisionnel a été mal établi.

Changer de syndic : la procédure à suivre

Pour changer de syndic, il est nécessaire de suivre la procédure détaillée ci-dessous étape par étape.

Étape 1 : Consultez des candidats syndics

Afin de choisir le bon syndic de copropriété, il faut d’abord s’accorder sur le modèle que vous souhaitez privilégier : professionnel ou non-professionnel. De manière générale, nous pensons que le syndic bénévole ou coopératif permet de réaliser des économies de charges et d’avancer sur les projets de la copropriété.

Une fois que vous êtes d’accord sur le modèle de syndic, listez les missions qui sont importantes pour vous. Il peut s’agir de :

  • La nature des immeubles gérés : le syndic doit s’occuper de copropriétés similaires à la vôtre pour être efficace ;
  • Le nombre d’immeubles gérés : c’est un critère très important. Pour vous donner une idée, en général, un syndic professionnel s’occupe d’une quarantaine d’immeubles en même temps ! Nous vous recommandons de privilégier un syndic qui gère au maximum 1 000 lots, c’est-à-dire 25 immeubles, afin qu’il dispose d’un minimum de temps à vous consacrer ;
  • La rotation du personnel au sein du cabinet : c’est un critère qui s’applique aux syndics professionnels. Trop de gestionnaires en poste depuis peu révèlent souvent une charge de travail démesurée au sein du cabinet.

Étape 2 : Comparez les offres de syndic pour faire une mise en concurrence efficace

Depuis la mise en vigueur de la loi Alur, les syndics doivent respecter le contrat-type dont les annexes déterminent les prestations de gestion courante obligatoires incluses dans le forfait (annexe 1) et les prestations particulières pouvant donner lieu à une rémunération complémentaire (annexe 2).

Pensez à vérifier la conformité du contrat-type (absence de « clauses nouvelles ») et à comparer les paramètres du contrat :

  • Durée ;
  • Montant du forfait annuel ;
  • Durée et tranche horaire de l’AG comprise dans le forfait ;
  • Nombre de visites Incluses ;
  • Nombre de réunions avec le conseil syndical incluses ;
  • Rémunération liée aux travaux ;
  • Coûts des prestations particulières (vacation horaire, convocation d’une assemblée générale supplémentaire, état daté, etc.).

Étape 3 : Préparez l’assemblée générale de copropriété

Vous avez sélectionné votre nouveau mode de gestion de votre copropriété, vous devez maintenant placer le syndic retenu à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale. Pour ce faire, vous devez envoyer un courrier à votre syndic actuel par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) incluant :

  • Le projet de résolution « Désignation d’un syndic » ;
  • Le(s) contrat(s) de syndic(s) retenu(s) ;
  • En cas de révocation du syndic : le projet de résolution « Révocation du syndic », détaillant les fautes justifiant la rupture anticipée du contrat.

Voici trois conseils pour s’assurer que le changement de syndic sera bien abordé à la prochaine assemblée générale :

  • Évitez l’éparpillement des voix : informez les copropriétaires du résultat de la consultation et proposez un à deux contrats de syndics candidats ;
  • Envoyez le courrier au syndic dès que possible : le courrier doit être envoyé avant la réception des convocations par les copropriétaires, sous peine de ne pas être abordé durant l'AG ;
  • S’assurez de la bonne réception du courrier par le syndic : demandez une confirmation par mail à votre syndic, ou déposez le courrier en main propre contre émargement au besoin.

Étape 4 : Tenez l’assemblée générale de copropriété

Lors de l’assemblée générale votant le changement de syndic, le vote selon les règles de majorité prévues à l’article 25-1 de la loi de 1965.

Tout d’abord, vous votez à la majorité de l’article 25, soit la majorité des voix de tous les copropriétaires (présents, représentés ou absents) :

  • Si la majorité est atteinte : le syndic qui remporte le plus de voix est élu ;
  • Si la majorité n’est pas atteinte et un ou plusieurs syndic(s) a (ont) recueilli au moins un tiers des voix de tous les copropriétaires : un second vote a lieu à la majorité de l’article 24 (majorité des copropriétaires présents ou représentés uniquement).

Nos deux conseils pour bien organiser ce vote :

  • Le lieu : le conseil syndical doit demander au syndic un lieu neutre pour l’AG. Le cas échéant, le syndic risque de vous mettre à la porte en cas de non-renouvellement ;
  • Le secrétaire de séance : nommez un copropriétaire comme secrétaire de séance et pas le syndic actuel qui risque de partir avec le PV et la feuille de présence en cas de non-renouvellement.

Étape 5 : Accueillez le nouveau syndic et assurez une transition efficace !

L’élection d’un nouveau syndic vaut révocation de l'ancien. Le mandat de votre syndic cesse donc dès l'élection du nouveau syndic. Après avoir élu le nouveau syndic, le syndic sortant dispose d’un mois pour transmettre les fonds si c’était un syndic professionnel ainsi que tous les documents et archives. Comptez donc un à deux mois après l’AG pour que le nouveau syndic soit pleinement opérationnel.

Le coût d’un changement de syndic

D’après un arrêt de cassation, le syndic sortant ne peut pas réclamer des honoraires particuliers au titre de la transmission des documents et archives (CA Paris, 19e ch., 21 oct. 1992 : Loyers et copr. 1992, comm. 494. – CA Paris, 19e ch., 26 juin 1998 : jurisdata n° 1998-793402. – CA Paris, 19e ch., 17 juin 1999 : Loyers et copr. 1999, comm. 301. – CA Paris, 31 janv. 2007 : JurisData n° 2007-324814).

Il n’y a donc aucun doute possible : si le syndic sortant vous réclame des frais additionnels, ne vous laissez pas impressionner ! La loi est limpide : changer de syndic n’entraîne aucun coût supplémentaire.

Après le changement de syndic : transmission des documents et archives

Une fois que le nouveau syndic a pris ses fonctions, le syndic sortant dispose d’un délai d’un mois pour transmettre tous les documents et archives. Il s’agit notamment :

  • Des documents justifiant de la situation de la trésorerie de la copropriété ;
  • De la totalité des documents et archives du syndicat des copropriétaires. Si celui-ci a choisi de confier les archives à un prestataire, il doit informer celui-ci du changement de syndic et communiquer les coordonnées du nouveau syndic ;
  • De tous les documents contractuels et techniques de l’immeuble tels que le diagnostic technique global.

Ce délai vaut également pour transmettre les fonds dans le cas d’un syndic professionnel. Dans ce cas, le délai peut être porté à trois mois.

Si le syndic sortant ne respecte pas ce délai, le nouveau syndic peut mettre en demeure l’ancien syndic de procéder à la transmission des documents manquants. Cette mise en demeure s’effectue par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), par recommandé électronique ou par remise en mains propres contre récépissé ou émargement.

Malgré la mise en demeure, si le syndic sortant ne s’exécute pas dans un délai de huit jours, le syndic nouvellement élu ou le président du conseil syndical peut saisir le tribunal. Le syndic sortant encourt notamment le versement de dommages et intérêts.



Par Raphaël Di Meglio, posté le 10 Avril 2019