Contester des charges de copropriété et les relances du syndic : Modèles de lettres

Un copropriétaire peut découvrir que des frais lui sont facturés à tort. Il peut s’agir de charges de copropriété trop élevées ou de frais de relance abusifs si vous passez par un syndic professionnel. Le copropriétaire a alors un droit de contestation auprès du syndic de copropriété. Découvrez les droits des copropriétaires et comment contester certains frais de relance du syndic professionnel.

Comprendre le calcul des charges de copropriété et les appels de fonds

En assemblée générale, le syndicat des copropriétaires vote un budget prévisionnel à la majorité simple pour l’année à venir. Ce budget dresse la liste des dépenses courantes afin d’assurer l’entretien et la bonne conservation de l’immeuble. Il comprend :

  • Les frais d’administration : il s’agit de l’assurance de la copropriété, des honoraires du syndic, des frais d’envoi postaux, etc. ;
  • Les frais de maintenance : il s’agit des frais d’entretien des parties communes tels que le nettoyage par exemple ;
  • Les frais de conservation : il s’agit des réparations pour bien conserver l’immeuble comme la réparation d’une toiture.

Les charges de copropriété sont divisées en deux types : les charges générales et les charges spéciales. Tandis que les charges générales concernent tous les copropriétaires de l’immeuble, les charges spéciales ne concernent que les copropriétaires qui utilisent certains équipements collectifs. Les frais concernant un ascenseur, un digicode ou une chaudière collective sont considérés comme des charges spéciales.

Selon l’article 10 de la loi du 10 juillet 1965, chaque copropriétaire s’engage à payer des charges de copropriété à la hauteur de sa quote-part des parties communes, c’est-à-dire le nombre de tantièmes de parties communes détenu par le copropriétaire. Cette proportion est calculée selon une clé de répartition et se base sur la valeur du lot du copropriétaire et sur son utilisation des équipements communs.

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Bon à savoir :

Un copropriétaire vivant au rez-de-chaussée n’a pas à payer les charges inhérentes au bon fonctionnement et à la maintenance de l’ascenseur.

Le copropriétaire paye ses charges par provision, lors de l’envoi des appels de fonds. C’est le syndic qui est chargé de collecter les charges de copropriété ; en général, tous les trimestres. L’appel de fonds doit mentionner le montant des charges dû ainsi que la date d’exigibilité, c’est-à-dire 15 jours après réception du courrier.

Si le copropriétaire ne paie pas ses charges dans les 15 jours suivant la réception de l’appel de fonds, le syndic peut entamer une procédure de recouvrement.

Syndic : comment contester des charges de copropriété abusives ?

Lors de la réception de l’appel de fonds, si le copropriétaire considère que le montant est erroné, il peut contester les charges sous certaines conditions.

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Bon à savoir :

L’article 45-1 du décret n°67-223 du 17 mars 1965 dispose que l’approbation des comptes par le syndicat des copropriétaires n’empêche pas un ou plusieurs copropriétaires de contester le montant des charges individuelles.

Le montant des charges est calculé sur la base des quotes-parts du copropriétaire. Deux contestations sont possibles dans le cas d’un mauvais calcul :

Le montant des charges ne correspond pas aux quotes-parts du copropriétaire

  • Le montant des charges ne correspond pas aux tantièmes que possède le copropriétaire :
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Exemple :

Un copropriétaire possède 100 millièmes d’une copropriété comme le précise le règlement de copropriété. Pourtant, le syndic exige un montant de charges qui correspond à une quote-part de 150 millièmes.

Dans ce cas, il s’agit d’une erreur de calcul de la part du syndic de copropriété. Le copropriétaire est donc en droit de contester le montant des charges réclamées dès lors qu’il reçoit l’appel de fonds.

  • Le montant des charges indique une charge spéciale, pour un élément d’équipement que le copropriétaire n’utilise pas :
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Exemple :

Des travaux de maintenance ont été votés en assemblée générale. Un copropriétaire vivant au rez-de-chaussée reçoit un appel de fonds de son syndic de copropriété. Or, le règlement de copropriété prévoit dans sa répartition que les lots du rez-de-chaussée n’ont pas à participer aux charges spéciales en lien avec l'ascenseur.

Réclamer une participation aux charges spéciales alors que le règlement de copropriété dispose que le propriétaire du lot n’est pas concerné est illégal. Le copropriétaire est alors en droit de contester le montant des charges. Pour ce faire, il suffit d’envoyer une lettre de contestation par lettre recommandée avec accusé de réception afin de demander la rectification du montant exigé.

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Astuce :

Deux modèles de lettres de contestation du montant des charges de copropriété sont disponibles à la fin de l’article.

La répartition des quotes-parts est erronée :

La répartition des quotes-parts est prévue dans le règlement de copropriété. Le copropriétaire peut considérer que le nombre de tantièmes qu’il possède ne correspond pas à la valeur de son lot, et qu’il paye ainsi un montant trop élevé. Dans ce cas, il peut demander une modification de l’état descriptif de division et exiger un nouveau calcul des tantièmes.

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Bon à savoir :

L’état descriptif de division est le document établi par le géomètre qui recense les tantièmes de chaque copropriétaire.

La modification de l’état descriptif de division doit être votée en assemblée générale. Pour cela, le copropriétaire adresse une demande au syndic pour ajouter cette résolution à l’ordre du jour de la prochaine AG. Le vote se fait à la double majorité.

Par ailleurs, dans certains cas, le copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire pour obtenir une rectification de la clé de répartition. Cette action n’est possible que lorsque la quote-part du copropriétaire est supérieure de plus de 1/4 à la valeur réelle de son lot.

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Attention !

Le copropriétaire peut effectuer un recours dans les cinq ans après la publication du règlement de copropriété au fichier de l’immobilier ou dans les deux ans après la première vente d’un lot de la copropriété. Après, tout recours est impossible.

Comment contester des frais de relance abusifs de la part de votre syndic de copropriété ?

Procédure de recouvrement des impayés de charges par le syndic

Dans le cas où le délai de paiement des charges est dépassé, le syndic considère que le débiteur se trouve en situation d’impayés. Le syndic effectue alors dans un premier temps des relances amiables auprès du copropriétaire défaillant.

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Bon à savoir :

En cas d’impayés, le syndic de copropriété ne peut pas se retourner contre la copropriété pour obtenir les sommes dues.

Dans le cas où les relances à l’amiable sont infructueuses, le syndic peut procéder à l'envoi d’une mise en demeure adressée en lettre recommandé avec accusé de réception. En cas de non-paiement sous trente jours après réception du courrier, le syndic est alors en droit de saisir le tribunal judiciaire pour une action en justice contre le copropriétaire.

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Attention !

En plus des charges impayées, le syndic peut facturer au copropriétaire débiteur des frais supplémentaires par courrier de relance.

Contester les frais de relances injustifiées du syndic

Certains syndics facturent l’envoi de courrier simple de relance. Or, cette pratique est illégale. L’article 10 de la loi de 1965 dispose que seuls les “frais nécessaires” sont imputables aux copropriétaires. La liste établie est la suivante :

  • Les frais de mise en demeure ;
  • La prise d’hypothèque ;
  • Le droit de recouvrement ou d’encaissement ;
  • Les honoraires des huissiers de justice.

Conformément à la loi, le syndic de copropriété peut demander au copropriétaire débiteur des frais de mise en demeure et de toute procédure judiciaire de recouvrement à compter de l’envoi de la mise en demeure à un copropriétaire défaillant. Les frais de mise en demeure ne sont donc pas contestables.

En effet, la mise en demeure est considérée comme une prestation additionnelle. Le syndic de copropriété est donc libre de facturer le tarif de son choix. Le montant des frais de mise en demeure est précisé dans le contrat du syndic de copropriété. Ils peuvent aller jusqu’à 50 € par envoi et sont négociables à la signature du contrat.

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Bon à savoir :

Pour effectuer des économies, rappelons que l’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée électronique est possible conformément au décret du 21 octobre 2015.

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Attention !

Certains syndics de copropriété profitent de la situation pour envoyer plusieurs courriers de mises en demeure dans le but de pouvoir facturer des frais de relance plus élevés. Cette méthode ne constitue pas une faute professionnelle du syndic mais peut vous motiver à changer de syndic de copropriété.

Contrairement à la mise en demeure, la relance par courrier simple fait partie de la gestion courante. Les syndics ne peuvent donc pas la facturer auprès du copropriétaire comme étant une prestation additionnelle. En tant que copropriétaire, il est donc important de vérifier que le courrier reçu est en courrier simple ou en mise en demeure pour agir comme il se doit.

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Attention !

Les syndics de copropriété préfèrent parfois envoyer directement une mise en demeure plutôt que de passer par l’envoi d’un premier courrier simple. Dans ce cas, les frais ne sont pas contestables. Aucune loi ne rend obligatoire l’envoi d’un courrier simple de relance avant une mise en demeure dans le cas d’impayés de charges de copropriété.

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Astuce :

Un modèle de lettre de contestation des frais de relance du syndic est disponible à la fin de l’article.

Modèles de lettres de contestation de charges et de relances du syndic

Modèle de lettre de contestation du montant des charges de copropriété

Pour contester le montant des charges de copropriété dans le cas où le syndic a fait une erreur de calcul, l’envoi d’une simple lettre recommandée avec accusé de réception suffit.

Par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception

Le -- / -- / --

Nom Prénom copropriétaire

Adresse

Complément d’adresse

Ville - Code postal

Nom prénom du gestionnaire / syndic

Adresse

Complément d’adresse

Ville - Code postal

Objet : Contestation des charges de copropriété

Madame, Monsieur

Je soussigné (nom et prénom), propriétaire du lot (n° de lot) dans la copropriété (nom de la copropriété) à l’adresse (adresse de la copropriété), vous adresse cette lettre suite à la réception d’un appel de fonds d’un montant de (montant de l’appel de fonds) euros en date du (date de réception de l’appel de fonds).

Le montant exigé ne semble pas correspondre à ma quote-part au sein de la copropriété. En effet, la somme totale des charges s’élève à (montant de la somme des appels de fonds) euros et mon lot représente (quotes-parts du copropriétaire) de l’immeuble. Il me semble que la somme dont je dois m’acquitter devrait être inférieure à la somme que vous me demandez.

Je vous rappelle que conformément à l’article 10 du 10 juillet 1965, un copropriétaire doit seulement s’acquitter des charges calculées au prorata de ses parts dans l’immeuble.

Pouvez-vous vérifier vos calculs et revenir vers moi avec une nouvelle facture du montant dont je dois m’acquitter ?

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Signature]

Modèle de lettre de contestation du montant des charges spéciales de copropriété

Pour contester le montant des charges de copropriété dans le cas où le syndic exige une participation aux charges particulières, une lettre recommandée envoyée avec accusé de réception suffit.

Par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception

Nom Prénom copropriétaire

Adresse

Complément d’adresse

Ville - Code postal

Nom prénom du gestionnaire / syndic

Adresse

Complément d’adresse

Ville - Code postal

Le -- / -- / --

Objet : Contestation des charges spéciales de copropriété

Madame, Monsieur,

Je soussigné (nom et prénom), propriétaire du lot (n° de lot) dans la copropriété (nom de la copropriété) à l’adresse (adresse de la copropriété), vous adresse cette lettre suite à la réception d’un appel de fonds d’un montant de (montant de l’appel de fonds) euros en date du (date de réception de l’appel de fonds).

Le montant exigé ne semble pas correspondre à ma quote-part au sein de la copropriété. En effet, la somme demandée de (montant de la somme des appels de fonds) euros concerne (l’équipement collectif en question). Or, le règlement de copropriété ne prévoit pas dans sa répartition que je sois imputable de charges concernant cet élément.

Je vous rappelle que conformément à l’article 10 du 10 juillet 1965, un copropriétaire doit s’acquitter des charges spéciales selon l’utilité qu’elle lui procure.

Pouvez-vous vérifier vos calculs et revenir vers moi avec une nouvelle facture du montant dont je dois m’acquitter ?

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Signature]

Modèle de lettre de contestation des frais de relance du syndic

Comme vu précédemment, il est possible de contester des frais de relance quand le syndic vous a envoyé un courrier simple. Pour cela, il suffit d’envoyer un courrier recommandé avec accusé de réception.

Par Lettre Recommandée avec Accusé de Réception

Nom Prénom copropriétaire

Adresse

Complément d’adresse

Ville - Code postal

Nom prénom du gestionnaire / syndic

Adresse

Complément d’adresse

Ville - Code postal

Le -- / -- / --

Objet : Contestation des frais de relances

Madame, Monsieur,

Suite à un impayé de mes charges de copropriété, j’ai reçu le (date de réception de la relance) une relance sous la forme d’un courrier simple.

J’ai eu la surprise de réaliser que j'avais été facturé le (date de la facturation) d’un montant de (montant des frais de relance) euros pour ces frais de relance.

Conformément à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965, seuls les frais de mise en demeure ou toutes autres procédures postérieures peuvent être facturés au copropriétaire.

Je vous demande donc de procéder au remboursement de cette facturation abusive.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

[Signature]


27 janvier 2021
ÉCRIT PAR
Auriane Roussel
Juriste
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