Tout savoir sur le rôle du syndic de copropriété

Le rôle du syndic est central en copropriété. En effet, cet organe est chargé de représenter le syndicat des copropriétaires dans tous ses actes et ses actions en justice mais également d’administrer les parties communes de la copropriété. Organisateur et médiateur, le syndic doit faire exécuter les décisions prises en assemblée générale et les dispositions du règlement de copropriété. En cas de manquement à ses obligations légales, il peut voir sa responsabilité engagée ou être révoqué. On fait le point sur le rôle du syndic de copropriété dans cet article.

Le rôle principal du syndic : garantir la bonne tenue de l'immeuble

Assurer la gestion courante

Le rôle majeur du syndic est d’assurer le bon état des parties communes et des équipements communs de la copropriété. Pour ce faire, il fait appel à des prestataires externes afin de bien entretenir l’immeuble comme par exemple des sociétés de ménage.

Le syndic est également tenu de gérer les contrats fournisseurs. Il peut les renégocier à chaque date d’anniversaire pour permettre au syndicat des copropriétaires de réaliser des économies de charges.

Gérer les travaux de copropriété

Un des rôles importants du syndic est de faire réaliser des travaux nécessaires à la bonne conservation de l’immeuble. Pour cela, il peut faire voter des travaux d’entretien et de maintenance en assemblée générale à la majorité simple ou bien des travaux d’amélioration à la majorité absolue.

Quels que soient les travaux à effectuer, le syndic de copropriété doit :

  • Gérer la relation avec les prestataires : il met en concurrence au moins deux devis en amont des travaux et règle les factures au nom du syndicat des copropriétaires ;
  • Suivre l’avancement du chantier : le syndic de copropriété veille au respect des délais et des prestations convenus dans le contrat ;
  • Procéder à la levée des réserves : lorsque le chantier est terminé, le syndic assiste à la livraison des travaux en s’assurant qu’il n’y ait pas de malfaçons et que tout soit conforme au contrat.
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Bon à savoir :

Le syndic est dans l’obligation de tenir et mettre à jour le carnet d’entretien de la copropriété qui répertorie les travaux et les opérations de maintenance effectués dans la copropriété.

Garantir la sécurité des copropriétaires

Parmi ses missions et obligations régies par la loi du 10 juillet 1965, le syndic de copropriété doit veiller à la sécurité de tous les habitants de l’immeuble. Pour cela, il est notamment chargé de faire installer des équipements incendie tels que :

  • Des extincteurs ;
  • Des blocs-portes coupe-feu ;
  • Des blocs de secours ;
  • Des systèmes de désenfumage ;
  • Etc.
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Bon à savoir :

Pour prendre connaissance des équipements incendie à installer et de la réglementation en vigueur, vous pouvez consulter notre article complet sur l’obligation de sécurité du syndic.

Par ailleurs, lorsque la sécurité des habitants est menacée, le syndic de copropriété a le droit d’entreprendre des travaux dits “urgents”, sans obtenir l’accord préalable des copropriétaires en assemblée générale.

Toutefois, pour faire réaliser des travaux urgents, certaines formalités sont à prendre en compte. Le syndic doit :

  • Informer les copropriétaires que des travaux urgents ont été entrepris, par voie postale ou électronique ;
  • Informer également tous les occupants de l’immeuble, locataires inclus, en affichant l’information dans un lieu de passage comme le hall d’entrée ;
  • Convoquer immédiatement une assemblée générale une fois le chantier achevé pour que les copropriétaires valident le devis, les travaux réalisés et se mettent d’accord sur leur financement. Ils peuvent par exemple débloquer une partie du fonds travaux ou souscrire un prêt collectif.
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Bon à savoir :

Le syndicat des copropriétaires n’est pas obligé de ratifier les travaux et peut même les contester ! S’il s’y oppose, il faut tout de même payer le prestataire qui a réalisé les travaux. Un remboursement est ensuite possible si une action en justice est intentée contre le syndic.

Le rôle de mandataire du syndic

Représenter le syndicat des copropriétaires

L’un des rôles principaux du syndic est d’être le représentant légal du syndicat des copropriétaires, qui regroupe l’ensemble des copropriétaires de l’immeuble. À ce titre, il signe notamment tous les contrats fournisseurs au nom du syndicat.

Le syndic peut être également amené à représenter le syndicat des copropriétaires devant la justice.

Gérer le personnel

Tous les salariés de la copropriété sont gérés par le syndic. Néanmoins, ils sont employés du syndicat des copropriétaires et non du syndic de copropriété !

C’est l’assemblée générale des copropriétaires qui fixe le nombre d’employés et leur type d’emploi. Une fois la décision prise, le rôle du syndic est d’embaucher le personnel et de fixer les conditions de travail. Il doit également :

  • Établir les bulletins de paie ;
  • Gérer les remplacements, les arrêts maladie ;
  • Licencier et réembaucher, le cas échéant ;
  • Remplir le Document Unique d'Évaluation des Risques pour la Santé et la Sécurité des Travailleurs (DUERSST).
  • Etc.
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Bon à savoir :

Si le syndic estime qu’il est nécessaire de recruter davantage de salariés, il doit convoquer une assemblée générale pour obtenir l’accord des copropriétaires à la majorité absolue.

Le rôle administratif du syndic

Le syndic de copropriété aura des missions d’ordre administratif tout au long de son mandat :

  • Immatriculer la copropriété auprès du Registre National des Copropriétés à sa naissance et mettre à jour les données financières de la copropriété chaque année, dans un délai de deux mois après l’assemblée générale annuelle ;
  • Tenir et mettre à jour la fiche synthétique, qui regroupe les informations techniques, financières et juridiques de la copropriété ;
  • Tenir et mettre à jour le carnet d’entretien, qui liste tous les travaux et les opérations de maintenance effectués dans la copropriété ;
  • Gérer les mutations (ventes) en établissant, entre autres, l’état daté. Ce document informe notamment le futur acquéreur sur l’état financier de la copropriété ;
  • Faire respecter le règlement de copropriété ;
  • Convoquer et tenir au moins une assemblée générale par an. Lors de l’assemblée annuelle, plusieurs résolutions sont votées comme le budget prévisionnel et l’approbation des comptes. Pour rappel, le syndic doit envoyer les convocations aux copropriétaires par lettre recommandée, au minimum 21 jours avant l’assemblée ;
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Bon à savoir :

N’importe quel copropriétaire peut mettre une résolution à l’ordre du jour en envoyant une lettre recommandée au syndic avant que ce dernier n’ait envoyé les convocations. Nous vous recommandons d’envoyer vos demandes de mise à l’ordre du jour au moins 2 mois avant l’assemblée pour que votre demande soit prise en compte.

  • Respecter et faire respecter les décisions prises en assemblée générale ;
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Bon à savoir :

Pour remplir son obligation d’information, le syndic de copropriété est tenu d’informer tous les occupants des décisions relatives à la maintenance de l’immeuble et à la présence du personnel via un affichage dans les parties communes comme le hall d’entrée.

  • Etc.

Le rôle comptable et financier du syndic

Le syndic de copropriété a également des obligations financières et comptables. Il doit notamment :

Que se passe-t-il si le syndic n'assume pas son rôle ?

Si le syndic ne tient pas ses engagements, il commet une faute de gestion et peut être révoqué et/ou voir sa responsabilité juridique engagée.

La révocation du syndic

Pour procéder à la révocation du syndic, les copropriétaires doivent mettre la résolution associée à l’ordre du jour de la prochaine assemblée et la voter à la majorité absolue. À souligner que les copropriétaires peuvent exiger la tenue d’une assemblée générale extraordinaire. Cela permet de changer de syndic plus rapidement.

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Attention !

Un syndic est obligatoire pour toute copropriété. De ce fait, les copropriétaires doivent révoquer leur syndic et en choisir un nouveau, durant la même assemblée générale. Le nouveau syndic peut être professionnel, bénévole ou coopératif.

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Bon à savoir :

Le syndic bénévole désigne un copropriétaire qui gère la copropriété seul. En syndic coopératif, en revanche, la gestion de la copropriété est assurée par le conseil syndical. Ce mode de gestion collégiale comporte plusieurs avantages comme la transparence et les économies de charges.

Les cas où la responsabilité civile du syndic peut être engagée

La responsabilité civile du syndic de copropriété peut être engagée s’il ne tient pas son rôle. C’est le cas par exemple si :

  • Il a commis des erreurs comptables ;
  • Il n’a pas exécuté une ou plusieurs décisions votées en assemblée générale ;
  • Il n’a entamé aucune procédure de recouvrement des charges en cas d’impayés ;
  • Il n’a pas assuré le suivi des travaux dans les parties communes ;
  • Etc.

En cas de préjudice, le syndic de copropriété peut être amené à payer des dommages et intérêts au syndicat des copropriétaires, ou simplement à un ou plusieurs copropriétaires.

Les cas où la responsabilité pénale du syndic peut être engagée

La responsabilité pénale est engagée dans des cas plus graves où le syndic a commis une infraction. Voici quelques exemples :

  • La négligence du syndic a entraîné un préjudice grave comme un accident car le toit menaçait de s’effondrer ;
  • Le syndic a délibérément détourné des fonds ;
  • Le syndic a utilisé le travail dissimulé dans la copropriété.
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Bon à savoir :

Pour engager la responsabilité pénale du syndic, il faut porter plainte contre lui auprès du tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble.


16 September 2021
ÉCRIT PAR
Marine de Villoutreys
Responsable juridique
On ne s'arrête pas en si bon chemin!
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