Was sind die aufgaben einer hausverwaltung im privaten wohnungseigentum?

Was sind die aufgaben einer hausverwaltung im privaten wohnungseigentum?

Was sind die aufgaben einer hausverwaltung im privaten wohnungseigentum?

Was sind die aufgaben einer hausverwaltung im privaten wohnungseigentum?

Die Aufgaben einer Hausverwaltung im privaten Wohnungseigentum sind vielfältig. Sie steht für die ordnungsgemäße Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Wie viel wissen Sie über die Rolle des Wohnungseigentumsverwalters? In diesem Artikel erläutern wir die Aufgaben des Verwalters, nennen aber auch die Grenzen seiner Befugnisse und Pflichten.


Inhaltsverzeichnis

Hausverwaltung ist nicht gleich Hausverwaltung

Um zu verstehen, was eine Hausverwaltung für einen Immobilienbesitzer leisten kann, ist es hilfreich, die Grundlagen und die gesamte Bandbreite seiner Arbeit zu verstehen. Dabei hilft es den Begriff anhand seiner Tätigkeiten zu definieren und einen Blick in die klassische Einteilung der Arbeiten eines Hausverwalters zu werfen Eine Hausverwaltung ist eine Dienstleistung, die all diejenigen Verwaltungstätigkeiten betrifft, die mit dem Besitz einer Immobilie einhergehen. Allerdings ist Hausverwaltung nicht gleich Hausverwaltung: Der Begriff umfasst verschiedene Bereiche und kann sich auf WEG-Verwaltung, Mietverwaltung oder die Verwaltung von Gewerbeimmobilien beziehen.

  • Die WEG-Verwaltung kümmert sich um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums eines Wohnhauses bzw. einer Wohnanlage.
  • Bei der Mietverwaltung kümmert sich der Verwalter um die Verwaltung vermieteter Häuser im Auftrag des Eigentümers.
  • Die Sondereigentumsverwaltung betreut die Verwaltung von vermieteten Eigentumswohnungen.
  • Verwaltung von Gewerbeimmobilien: Darunter fällt die Verwaltung von Gebäuden, die hauptsächlich zu gewerblichen Zwecken genutzt werden.

in diesem Artikel möchten wir uns genauer mit den Aufgaben und Tätigkeiten der WEG-Hausverwaltung beschäftigen, um Wohnungseigentümern ein besseres Verständnis über die verschiedenen Möglichkeiten zu geben, die Verwaltung ihrer WEG zu gestalten.

WEG-Verwalter für eine Wohnimmobilie

Der WEG-Verwalter ist verantwortlich für die Verwaltung der Gemeinschaftsbereiche des Gebäudes und sorgt für deren ordnungsgemäße Instandhaltung.

Die Miteigentümer einer WEG sind gesetzlich verpflichtet, einen Verwalter zu bestellen. Jedoch ist es nicht verpflichtend die Aufgaben an einen externen, professionellen Hausverwalter zu übergeben. Die Wohnungseigentümer können die Verwaltung auch selbst aus den eigenen Reihen als Selbstverwaltung organisieren.

Egal ob Selbstverwaltung oder Verwaltung der WEG durch einen professionellen Hausverwalter, die anfallenden Aufgaben, Pflichten und Befugnisse ändern sich nicht.

Abgrenzung Gemeinschaftseigentum gegenüber Sondereigentum

Es ist wichtig den Unterschied zwischen Gemeinschaftseigentum und Sondereigentum zu verstehen, da der WEG-Verwalter sich grundsätzlich nur um die Verwaltung des Gemeinschaftseigentum kümmert. Sondereigentum ist vom Eigentümer selbst zu verwalten bzw. kann er die Verwaltung an Drittanbieter als Dienstleistung übergeben.

Gemeinschaftseigentum sind alle Teile des Gebäudes, die allen Eigentümern gemeinsam gehören wie z.B.Treppenhaus, Fahrstuhl, Balkone, Dach oder der gemeinschaftliche Garten

Im Gegenzug versteht man unter Sondereigentum eine abgeschlossene Einheit mit Wohnzweck wie z.B. eine Wohnung.

Gut zu wissen:

Sie möchten herausfinden, was genau in Ihrer Wohnanlage zum Sondereigentum und was zum Gemeinschaftseigentum gehört? Lesen Sie in der Teilungserklärung nach. Diese Informationen sind dort detailliert aufgeführt.

Aufgaben einer Hausverwaltung

Grundsätzlich fallen bei der Hausverwaltung drei verschieden Kategorien an Aufgaben an:

Kaufmännische Aufgaben

Unter die kaufmännische Verwaltung fällt die wirtschaftliche Betreuung des Wohngebäudes bzw. der Wohnanlage im Auftrag der Miteigentümer. Der Verwalter ist verantwortlich für die Buchhaltung, die Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder, die Kontenführung, die Erstellung des Wirtschaftsplanes sowie die Jahresabrechnung.

Technische Aufgaben

Zur technischen Verwaltung zählen Instandhaltungsarbeiten, die regelmäßige Beobachtung sowie Kontrolle der verwalteten Objekte und auch die Beurteilung des Bauzustandes. Zudem ist die Hausverwaltung in diesem Bereich zuständig für den Betrieb und die Kontrolle von technischen Einrichtungen wie z.B. die Fahrstühle oder elektrische Tore.

Rechtliche Aufgaben

Ein Hausverwalter braucht gute rechtliche Kenntnisse, um die WEG ordnungsgemäß verwalten zu können. Einige seiner rechtlichen Aufgaben sind z.B.: Vertretung der Eigentümergemeinschaft gegenüber Dritten, die Beachtung der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben. die Verhandlung, Abschluss und Prüfung von Verträgen.

Die verschiedenen Aufgaben werden nicht alle persönlich vom Hausverwalter getätigt. Vielmehr organisiert und koordiniert er die verschiedenen Tätigkeiten und ist Garant, dass alles ordnungsgemäß erledigt wird. Des Weiteren besteht die Möglichkeit per Beschluss erforderliche Aufgaben an andere externe Experten zu übertragen, wie z.B. einem Architekten oder einer Wartungsfirma.

Aufgaben der Hausverwaltung nach dem WEG-Gesetz

Die zahlreichen Aufgaben der WEG-Verwaltung sind gesetzlich geregelt.

Wer sich die gesetzlich geregelten Aufgaben näher ansehen möchte kann im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) nachlesen; Die § 27 und § 28 regeln die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sowie den Wirtschaftsplan und die Rechnungslegung. Alle anderen finden untenstehend eine Aufzählung der wichtigsten Aufgaben des WEG-Verwalters:

  • Einhaltung der Hausordnung sorgen
  • Maßnahmen für eine ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums treffen
  • sich um die verschiedenen Zulieferverträge kümmern den jährlichen Wirtschaftsplan aufstellen
  • die Jahresabrechnung der Hausgelder vornehmen, inklusive der Einzelabrechnungen
  • anfallende Buchführung erledigen
  • Erhaltungssrücklagen verwalten
  • die jährliche Eigentümerversammlung einberufen und organisieren
  • die Beschlüsse der Wohnungseigentümer durchführen
  • Angebote einholen und Aufträge vergeben

Was auf den ersten Blick zeitaufwendig und kompliziert erscheint, kann heutzutage durch digitale Unterstützung schnell und einfach erledigt werden.

Hausverwalter ist nicht gleich Hausmeister

Manchmal werden die Begriffe Hausverwalter und Hausmeister bzw. Hauswart verwechselt. Beide haben mit Eigentümergemeinschaften zu tun, haben aber unterschiedliche Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten.

Ein Hausverwalter übernimmt alle Verwaltungstätigkeiten einer WEG und vertritt diese als juristische Person, während sich ein Hausmeister überwiegend um handwerkliche Tätigkeiten kümmert (Reinigung des Treppenhauses, Winterdienst, Auswechseln von Glühbirnen). Der Hausmeister kann vom Hausverwalter angestellt werden. Ein Hausverwalter ist nicht mit einem Hausmeister gleichzusetzen.

Kosten der Hausverwaltung

Kosten für eine externe Hausverwaltung

Nach der Frage bezüglich der Aufgaben einer Hausverwaltung kommt früher oder später die Frage, mit welchen Kosten man rechnen muss, wenn man die Verwaltung der Wohnimmobilie einem externen Verwalter überträgt.

Die Kosten, die eine Hausverwaltung den Eigentümern für die Verwaltungstätigkeiten in Rechnung stellt, sind regional sehr unterschiedlich. Auch die Größe der Wohnimmobilie beeinflusst den Regelsatz pro Wohnung. Als Faustregel gilt: je größer die Eigentumsgemeinschaft, desto geringer die Verwaltungskosten pro Wohnung.

Die Regelkosten oder pauschale Grundvergütung deckt die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen einer WEG-Hausverwaltung ab. Laut einer Umfrage des VDIV, schwanken die Verwaltergebühren zwischen 12,50 Euro und 46 Euro netto pro Monat, und aktuell planen 8 von 10 WEG-Hausverwaltern die Vergütungssätze, um bis zu 15 % anzuheben (VDIV Branchenbarometer 2021).

Zu den monatlichen Regelkosten können noch Sonderhonorare hinzukommen. Dies kann der Fall sein, wenn die Leistungen des Verwalters über den gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen hinausgehen. Sonderhonorare können z.B. für außerordentliche Eigentümerversammlungen, Mahnungen und Mahnverfahren oder Betreuung von Sanierungsmaßnahmen vereinbart werden.

Fazit:

Eine externe professionelle Hausverwaltung kann kostspielig sein.

Verwaltungskosten bei Selbstverwaltung

Bei der WEG-Selbstverwaltung übernehmen die Miteigentümer die Koordination der verschiedenen Verwaltungsaufgaben. Die Honorare für einen professionellen Verwalter fallen daher weg. Die Kosten, die durch die Selbstverwaltung entstehen (z.B. Portokosten, Kosten für Software oder digitale Selbstverwaltung…) werden unter allen Miteigentümern laut Verteilerschlüssel aufgeteilt.

Gut zu wissen:

Die Vergütung eines internen Verwalters ist in jedem Fall viel niedriger als die eines professionellen externen Verwalters. Sich für einen WEG-Selbstverwaltung zu entscheiden, bedeutet erhebliche und dauerhafte Kosteneinsparungen zu erzielen.

Wer kann der Tätigkeit als Hausverwaltung nachgehen?

Prinzipiell kann jede Person in Deutschland Hausverwalter werden und eine (externe, gewerbliche) Hausverwaltung gründen. Der Gesetzgeber schreibt keine besonderen Qualifikationen für WEG-Hausverwalter vor.

Seit 2018 sind externe Hausverwaltungen allerdings erlaubnispflichtig und müssen als Gewerbe angemeldet werden. Dazu genügt es nachzuweisen, eine Berufshaftpflichtversicherung abgeschlossen zu haben, sich um regelmäßige Weiterbildung zu kümmern (20 Stunden in drei Jahren) und einen Nachweis über die eigene Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse zu erbringen.

Die Reform des WEG 2020 führt den zertifizierten Hausverwalter ein. Ab Dezember 2022 bzw. Juni 2024 können Wohnungseigentümer verlangen von einem zertifiziertem WEG-Verwalter betreut zu werden.

Fazit:

WEG-Hausverwaltung scheint auf den ersten Blick ein schwieriges und kompliziertes Thema zu sein. Daher lagern viele Eigentümergemeinschaften die verschiedenen Koordinationsaufgaben gerne an externen Dienstleister aus.

Wenn man aber näher hinsieht und die vielen digitalen Hilfsmöglichkeiten in Betracht zieht, wird klar das Selbstverwaltung für viele WEGs eine machbare und kostensparende Alternative ist.