Die hausverwaltung wechseln - der neue verwalter ist nur 5 schritte entfernt

Die hausverwaltung wechseln - der neue verwalter ist nur 5 schritte entfernt

Die hausverwaltung wechseln - der neue verwalter ist nur 5 schritte entfernt

Die hausverwaltung wechseln - der neue verwalter ist nur 5 schritte entfernt

Sie möchten die Hausverwaltung wechseln und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Verunsicherung über die notwendigen Schritte oder Angst über den Arbeitsaufwand sollte Sie nicht abhalten, wenn sie mit Ihrer aktuellen Hausverwaltung unzufrieden sind. Damit der Wechsel der Hausverwaltung reibungslos abläuft, haben wir einen kurzen Leitfaden zusammengestellt.


Inhaltsverzeichnis

1 - Hausverwaltung wechseln: Teilen andere WEG-Miteigentümer Ihre Meinung?

Wie bei allen Entscheidungen in einer Wohnungseigentümergemeinschaft ist es auch bei einem Wechsel der Hausverwaltung notwendig, einen Beschluss zu fassen. Eine einfache Mehrheit genügt, um den gewünschten Wechsel anlässlich der Eigentümerversammlung zu beschließen.

Bevor Sie aber Angebote einholen und alle anderen notwendigen Schritte einleiten, ist es sinnvoll, sich zuerst mit seinen Nachbarn auszutauschen und abzuklären, ob genügend Miteigentümer für einen Hausverwalterwechsel stimmen würden.

Anlässlich dieses Austausches können Sie auch abklären, welche Art an Verwaltung Ihre Miteigentümer in Zukunft bevorzugen: Eine professionelle Hausverwaltung durch einen externen Dienstleister oder Selbstverwaltung durch die Miteigentümer. Es kann sich durchaus lohnen, ohne einen traditionellen Verwalter zu arbeiten, um Kosten zu sparen und Projekte der WEG einfacher voranzutreiben.

2 - Wann ist der richtige Zeitpunkt, sich vom aktuellen Verwalter zu trennen?

Ist der Wunsch zum Hausverwaltungswechsel erst einmal gereift und die Entscheidung gefasst, möchten die Eigentümer den Wechsel so schnell wie möglich über die Bühne bringen.

Allerdings gilt es Fristen einzuhalten. Je nachdem, ob Sie mit der Hausverwaltung nur unzufrieden sind oder ihr aber mehr oder weniger schwere Pflichtverletzungen vorwerfen, gelten verschiedene Kündigungsfristen.

Schauen Sie als Erstes im Verwaltervertrag nach, ob bestimmte Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen oder Kündigungsgründe vertraglich vereinbart wurden. Wenn ja, gilt es, diese für eine ordentliche Kündigung einzuhalten. Ohne solche Vereinbarungen kann der Verwaltungsvertrag jederzeit gekündigt werden.

Bei Pflichtverletzungen ist auch eine fristlose Kündigung möglich. Solch eine außerordentliche fristlose Kündigung ist nur bei schweren Pflichtverstößen möglich, wie z.B. wenn den Eigentümern die Einsicht in die WEG-Unterlagen verwehrt wird, bei nachlässiger Führung der WEG-Unterlagen, Insolvenzverfahren gegen den Verwalter…

Bei leichteren Pflichtverletzungen kann eine fristlose Kündigung erst nach einer vorherigen Abmahnung der Hausverwaltung erfolgen.

Bitte beachten Sie auch, dass bei solch einer Kündigung aus wichtigem Grund die Versammlung zeitnahe (maximal zwei Monate) nach Kenntnis des wichtigen Grundes einberufen werden muss.

3 - Angebote von Hausverwaltungen einholen und vergleichen

Sie rechnen sich gute Chancen aus, dass die notwendige einfache Mehrheit erreicht wird, um den amtierenden Verwalter abzuberufen und kennen die für Ihre WEG zutreffenden Kündigungsfristen? Dann kann die Suche nach einer neuen Verwaltung beginnen.

Am besten ist es, die Aufgaben und Entscheidungskriterien, die für Ihre WEG besonders wichtig sind, aufzulisten. Dazu können gehören:

  • Die Hausverwaltung betreut schon ähnliche WEGs, um effizientes Arbeiten zu gewährleisten.
  • Anzahl der betreuten WEG’s durch den Verwalter. Hat ein einzelner Verwalter zu viele Objekte zu betreuen, besteht das Risiko, dass er nicht genügend Zeit für Ihre WEG hat. Als Richtwert können ca. 40 WEG’s pro Hausverwalter genannt werden.
  • Personalfluktuation: Viele erst vor Kurzem eingestellte Verwalter können darauf hinweisen, dass eine übermäßige Arbeitsbelastung vorliegt und vielleicht auch Ihr zukünftiger Verwalter nicht lange bleiben wird.

Ist die Wunschliste der Kriterien erst einmal erstellt, können Sie sich auf die Suche nach einer neuen Hausverwaltung machen. Üblicherweise sollten mindestens drei Vergleichsangebote eingeholt werden. Sind die Angebote eingeholt, geht es an das Vergleichen und die Vorauswahl der Angebote, die zur Abstimmung vorgelegt werden.

4 – WEG-Eigentümerversammlung vorbereiten

Stehen alle notwendigen Informationen zum Wechsel der Hausverwaltung zur Verfügung, kann die Eigentümerversammlung (EV) vorbereitet und einberufen werden. Laut § 24 Abs 2 des WEG kann eine EV unter anderem dann einberufen werden, wenn dies von mehr als einem Viertel der Wohnungseigentümer verlangt wird.

Die folgenden Beschlussvorschläge sollten unbedingt auf der Tagesordnung der Eigentümerversammlung stehen, um den aktuellen Verwalter abzuberufen, den Verwaltervertrag zu kündigen, eine neue Verwaltung zu bestellen und einen neuen Verwaltungsvertrag zu genehmigen:

  • Kündigung des Verwaltervertrages und Abberufung des Verwalters
  • Annahme des neuen Verwaltervertrages und Bestellung des neuen externen oder internen Verwalters

Alternativ kann auch ein Beschluss zur Selbstverwaltung vorgeschlagen werden.

5 - Eigentümerversammlung abhalten & Beschlüsse zum WEG-Verwalterwechsel fassen

Am Tag der Eigentümerversammlung wird der Wechsel der Hausverwaltung zur Abstimmung vorgelegt.

Einige Miteigentümer können nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen, möchten aber mitstimmen? Die abwesenden Miteigentümer können Nachbarn eine schriftliche Vollmacht mitgeben, damit ihre Meinung trotz Abwesenheit zählt.

Zwei Ratschläge für die Organisation dieser Eigentümerversammlung:

  • Veranstaltungsort: Suchen Sie für diese EV einen neutralen Veranstaltungsort, das heißt nicht bei dem aktuell amtierenden Verwalter. Andernfalls kann es passieren, dass Sie der Verwalter bittet, den Ort zu verlassen, sobald die Kündigung seines Vertrages bzw. vorzeitige Abberufung beschlossen wurde.
  • Wählen Sie einen Miteigentümer zum Schriftführer der Versammlung und nicht den derzeitigen Verwalter. Unseriöse Verwalter könnten nach Nichtverlängerung mit dem Protokoll und der Anwesenheitsliste zu verschwinden.

Wenn während der Eigentümerversammlung alle Beschlussvorschläge mit einfacher Mehrheit beschlossen wurden, steht dem Wechsel der Hausverwaltung nichts mehr im Wege.

Der alte Verwalter ist abberufen, der Vertrag gekündigt und der neue Verwalter beauftragt, nun gilt es die Gelder, Konten und Unterlagen zu übergeben. Es dauert in der Regel ein bis zwei Monate, bis die Übergabe vollständig abgewickelt ist. So lange wird es auch mindestens dauern bis die Arbeit der Hausverwaltung wieder so läuft wie erwünscht.