Was gilt es bei der suche nach einer neuen hausverwaltung zu beachten?

Was gilt es bei der suche nach einer neuen hausverwaltung zu beachten?

Was gilt es bei der suche nach einer neuen hausverwaltung zu beachten?

Was gilt es bei der suche nach einer neuen hausverwaltung zu beachten?

Ihre WEG sucht eine neue Hausverwaltung und Sie stellen sich die Frage, wie man am besten vorgeht? Über 24 000 Hausverwaltungen bieten in Deutschland ihre Dienste an – da kann einem schon schwindlig werden. Es mangelt nicht an potenziellen Kandidaten. Es ist die Fülle an Möglichkeiten und die unterschiedlichen Leistungsprofile, die die Auswahl schwierig macht, die passende Hausverwaltung zu finden.


Inhaltsverzeichnis

Beginnen Sie rechtzeitig mit der Suche nach dem neuen Hausverwalter

Gute Entscheidungen werden selten unter Zeitdruck und Informationsmangel getroffen. In den meisten Fällen wird ein Hausverwalterwechsel anlässlich des natürlichen Auslaufens des Vertrages bzw. einer ordentlichen Kündigung beschlossen. Sie finden die notwendigen Informationen dazu im Verwaltervertrag. Lassen Sie sich bei der Suche genügend Vorlaufzeit, um die beste Lösung für Ihre WEG zu finden. Am besten beginnen sie 3 oder 4 Monate vor dem Auslaufen des Vertrages.

Wer kümmert sich um die Verwaltersuche?

Es ist wenig sinnvoll, wenn einzelne Miteigentümer wahllos mit Hausverwaltungen Kontakt aufnehmen und Angebote einholen. Am besten übernimmt der Verwalterbeirat die Suche nach möglichen Kandidaten, oder die WEG überträgt einer Gruppe von 2 oder 3 Miteigentümern die Aufgabe, passende Anbieter zu suchen.

Verschiedene Formen der Hausverwaltung – der neue Verwalter ist vielleicht schon unter Ihnen!

Sie sind auf der Suche nach einem neuen Verwalter? Das ist ein guter Zeitpunkt, noch einmal die Frage zu stellen, welche Form der Hausverwaltung die Miteigentümer möchten. Es gibt Alternativen zu professionellen Hausverwaltungen. Neben digitalen Hausverwaltungen, die seit einigen Jahren ihre Leistungen anbieten, ist auch die Selbstverwaltung der WEG eine interessante Option. Lange etwas im Abseits wegen Angst vor hohem Arbeitsaufwand oder Mangel an Fachwissen bei schwierigen Situationen, gibt es heute innovative Lösungen, die die Aufgaben einfach von der Hand gehen lassen. Selbstverwaltung ist einen zweiten Blick wert! Und das nicht nur für kleine Eigentumsgemeinschaften mit wenigen Wohneinheiten.

Gut zu wissen:

Die WEGs, die von Matera bei der Selbstverwaltung unterstützt werden, haben unterschiedliche Größen. Im Schnitt brauchen WEGs mit rund 20 Wohneinheiten nur 2 bis 3 Stunden pro Monat für die WEG-Verwaltung. Und bei komplizierteren Themen übernehmen die Experten von Matera (z.B. Buchhaltung, Mahnungen, rechtliche Fragestellungen oder Betreuung von Renovierungsarbeiten).

Nach welchen Kriterien sollen Sie den Verwalter auswählen?

Machen Sie sich schon vor der ersten Kontaktaufnahme Gedanken um die Auswahlkriterien. Das macht zunächst die Suche und später die Auswahl effizienter.

Um den am besten geeigneten Hausverwalter auszuwählen, sollten Sie bestimmte rechtliche Aspekte kennen und mehrere Kriterien berücksichtigen.

Verwaltervertrag und Verwalterhonorare

Das Wohnungseigentumsgesetz regelt die Leistungen, die eine WEG-Verwaltung mindestens erbringen muss.

Die Regelkosten oder auch pauschale Grundvergütung genannt, decken die gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen einer WEG-Hausverwaltung ab.

Es gibt auch sogenannte Sonderleistungen. Das sind Leistungen, die nicht unter die pauschale Grundvergütung fallen. Diese Leistungen können zusätzlich zu den Verwalterhonoraren anfallen. Zum Beispiel gelten Mahnungen oder Mahnverfahren als Sonderleistung. Oder aber auch die Betreuung von Sanierungsmaßnahmen werden über Sonderhonorare verrechnet.

Sollten Sie sich für eine professionelle Hausverwaltung entscheiden, ist es wichtig, sowohl die Honorare für das Basispaket als auch die zusätzlichen Kosten, die Ihnen in Rechnung gestellt werden können, zu vergleichen. Nur so können Sie die jährlichen Kosten für den Verwalter besser abschätzen und ein geeignetes Angebot für die Verwaltung auswählen.

Kundennähe und Reaktionsbereitschaft

Ein WEG-Verwalter, der mit den Miteigentümern in einem Naheverhältnis steht, ist reaktionsschnell, bringt sich in die Verwaltung ein und handelt im Interesse der Miteigentümer. Daher ist es so wichtig, einen Verwalter zu wählen, der den Miteigentümern nahesteht und schnell auf deren Anfragen reagieren kann.

Die Selbstverwaltung bietet eine hervorragende Reaktionsfähigkeit, da der interne Verwalter vor Ort ist. Dies ermöglicht es ihm bei z.B. einem Wasserschaden schnell zu handeln.

Gut zu wissen:

WEG-Selbstverwaltungen, die von Matera unterstützt werden, haben Zugang zu einem Team von Rechts- und Bauexperten, die den internen Verwaltern und den Verwalterbeiräten zur Seite stehen. Für diese Leistungen fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Sollten Sie sich für eine professionelle Hausverwaltung entscheiden, achten Sie darauf, dass das Unternehmen seinen Sitz unweit Ihrer Wohnanlage hat , damit der Verwalter das Gebäude regelmäßig begehen kann.

Kommunikation zwischen dem Verwalter und den Miteigentümern

Regelmäßige Kommunikation und Austausch zwischen dem Verwalter und den Miteigentümern bzw. dem Verwaltungsbeirat sind die Basis einer reibungslosen Verwaltung.

Zur Kommunikation zählt auch die Übermittlung von Dokumenten, die die Verwaltung des Miteigentums betreffen: Einladungen zur Eigentümerversammlung, Protokolle, Rechnungen, Interventionsaufträge usw. Alle diese Dokumente sollten für alle Miteigentümer zugänglich sein. Der Verwalter sollte daher in der Lage sein, diese Dokumente schnell zu übermitteln. Und das ist heutzutage am besten auf elektronischem Weg zu erreichen.

Gut zu wissen:

Die Matera-Plattform ermöglicht es den Miteigentümer leicht untereinander zu kommunizieren und die Miteigentümerschaft hat jederzeit Zugang zu allen Dokumenten. Das sorgt für mehr Transparenz und stärkt die nachbarschaftlichen Beziehungen!

Ideale Kandidaten identifizieren

Bevor Sie die ersten Angebote einholen, ist es wichtig, sich umzuhören und sich einen Überblick über das Angebot in Ihrer Nähe zu schaffen.

Fragen Sie Freunde und Bekannte nach Empfehlungen. Sie sehen in der Nachbarschaft eine gut geführte Wohnanlage? Nehmen Sie Kontakt auf und fragen Sie, welcher Verwalter sich um die Immobilie kümmert und wie die Zusammenarbeit funktioniert.

Und Internet bietet auch eine Fülle an Suchportalen und Informationen zum Thema Hausverwaltung.

Erstellen Sie eine erste Liste von maximal 5 – 10 Kandidaten.

Kontakt aufnehmen und Angebote einholen

Es ist so weit, die Anforderungen an den zukünftigen Hausverwalter sind definiert, und die Liste an geeigneten Hausverwaltungen, die in Frage kommen, vollständig.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt mit Anbietern Kontakt aufzunehmen und Angebote einzuholen.

Idealerweise organisieren Sie ein Treffen vor Ort und einer Begehung der Immobilie. Nur so kann sich der Verwalter einen guten Überblick über das Gebäude machen, und die Miteigentümer bekommen ein erstes Feeling, ob es mit dem persönlichen Kontakt klappt. Der Verwalter wird Ihnen sagen, welche Leistungen er Ihrer WEG empfiehlt, teilen Sie ihm aber auch Ihre Wünsche mit.

Angebote vergleichen und ordnen

Reservieren Sie sich genügend Zeit, um Angebote zu vergleichen und mindestens 3 für die Abstimmung auszuwählen. Die Liste mit den Auswahlkriterien wird Ihnen auch in dieser Etappe hilfreich sein.

Und vergessen Sie nicht die Möglichkeit einer Selbstverwaltung mit den Angeboten der professionellen Hausverwaltungen zu vergleichen.

Mit der Vorbereitung der Abstimmung endet die eigentliche Suche nach einer neuen Verwaltung. Nun liegt es in den Händen der Gemeinschaft, eine Entscheidung zu treffen.

Abstimmung und Bestellung der neuen Hausverwaltung

Um die Suche abzuschließen, gilt es noch die verschiedenen Optionen zur Abstimmung vorzulegen. In den meisten Fällen wird dazu eine Eigentümerversammlung einberufen, anlässlich derer eine Abstimmung mit einfacher Mehrheit ausreichend ist, um einen neuen Verwalter zu bestellen.