Syndic coopératif : comment optimiser l’organisation du conseil syndical ?

Qu’est-ce qu’être conseiller syndical avec Matera ?

Matera permet aux copropriétaires de se passer de syndic professionnel pour la gestion de leur copropriété en remettant un modèle au goût du jour : le syndic coopératif.

Pour rappel, Matera vous accompagne grâce à deux leviers principaux :

• Une plateforme en ligne pour les sujets courants ;
• Une équipe d’experts qui prend le relais sur les sujets les plus techniques comme les travaux, les problématiques juridiques ou la comptabilité.

Comme vous le savez, en syndic coopératif, le conseil syndical est obligatoire car c’est lui qui gère la copropriété sans intermédiaire. Les missions du syndic coopératif sont les mêmes qu’un syndic professionnel, à savoir :

• Tenir et convoquer au moins une assemblée générale par an ;
• Tenir la comptabilité annuelle ;
• Gérer les sinistres et les travaux ;
• Gérer les contrats fournisseurs ;
• Collecter les charges via les appels de fonds ;
• Représenter le syndicat des copropriétaires ;
• Faire respecter le règlement de copropriété ;
• Elaborer le budget prévisionnel ;
• Etc.

Sur votre espace Matera, nous avons fait en sorte d’automatiser un maximum de tâches pour que la gestion de la copropriété vous prenne le moins de temps possible. Vous pouvez notamment automatiser l’envoi des appels de fonds, les relances d’impayés, les états datés en cas de mutation dans la copropriété et tenir une assemblée générale directement depuis votre espace personnel.

Toutefois, pour une gestion optimale, nous vous recommandons de vous répartir les tâches entre conseillers syndicaux pour être encore plus efficaces et plus réactifs.

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Syndic coopératif : comment se répartir efficacement les tâches entre conseillers syndicaux ?

Nous vous conseillons de vous répartir les tâches en différents pôles de travail. Si cette organisation est surtout adaptée aux grandes copropriétés, elle peut permettre à des copropriétés de plus petites tailles de gérer leur copropriété plus efficacement.

Concrètement, cela consiste à diviser les différentes missions du syndic en pôles de travail et d’assigner un ou plusieurs conseillers syndicaux à chacun de ces pôles. Pour plus d’efficacité, nous vous recommandons de tenir compte des affinités et de la disponibilité de chacun pour affecter les conseillers syndicaux à des pôles de travail

Voici les trois principaux pôles de travail en syndic coopératif :

• La gestion financière et comptable : dans cette commission, les conseillers syndicaux sont chargés d’effectuer les appels de fonds et d’assurer le recouvrement des charges impayées. Si vous êtes client chez Matera, rassurez-vous ! La comptabilité se fait en quelques clics depuis votre espace. La génération des appels de fonds et les relances impayés sont, quant à elles, entièrement automatisées ;

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Bon à savoir :

Matera dispose d’un pôle d’expertise dédié aux impayés. Ainsi, si les relances amiables échouent, nos équipes prennent le relai pour s’assurer du recouvrement des charges auprès des copropriétaires débiteurs. Le tout sans aucun frais supplémentaire !

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• La communication : en syndic coopératif, il est important de communiquer régulièrement sur les actions effectuées par le conseil syndical auprès des autres copropriétaires. Vous devez également répondre aux sollicitations des copropriétaires. C’est pour cela qu’un pôle dédié à la communication est indispensable en copropriété ;

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Bon à savoir :

Pour une meilleure diffusion des informations, nous vous invitons à utiliser le module de communication de votre copropriété sur votre espace Matera !

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• L’accueil et la gestion des prestataires : un dernier pôle de travail peut se charger d’accueillir les artisans et de gérer les contrats avec les différents prestataires de la copropriété. En particulier, vous pouvez renégocier les contrats fournisseurs à chaque date d’anniversaire pour réaliser des économies sur les charges de copropriété. À noter que les experts Matera vous accompagnent et vous conseillent dans la renégociation de tous vos contrats.

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Bon à savoir :

Pour plus d’efficacité, n’hésitez pas à impliquer d’autres copropriétaires dans ces missions, notamment dans l’accueil des artisans selon les disponibilités de chacun.

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D’autres conseils pour maximiser l'efficacité de votre conseil syndical

Il existe d’autres moyens pour maximiser l’efficacité de votre conseil syndical et optimiser la gestion de votre copropriété. Voici les quelques conseils que nous pouvons vous donner :

• Constituer un dossier avec toutes les archives de la copropriété, consultable à tout moment par les conseillers syndicaux ;
• Avoir un local dédié au conseil syndical, pour stocker divers éléments comme les archives, les clés des parties communes, etc. ;
• Créer une adresse mail pour la copropriété qu’il faut afficher dans les parties communes pour faciliter les échanges entre le syndicat des copropriétaires et le conseil syndical ;
• Créer une conversation privée regroupant les conseillers syndicaux pour fluidifier la communication : vous pouvez notamment le faire sur votre espace personnel Matera ;
• Organiser un roulement durant les vacances afin qu’il y ait au moins un conseiller syndical opérationnel par semaine ;
• Créer un équilibre entre les membres du conseil syndical : respecter la parité, avoir un nombre de membres impair, avoir des représentants de chaque bâtiment dans le cas échéant, etc.
• Si vous avez d’autres bonnes pratiques à partager, n’hésitez pas à échanger avec les autres copropriétés clientes sur la communauté Matera !