Comment résoudre les impayés en copropriété ?
Qu’est-ce qu’un impayé en copropriété ?
La copropriété fonctionne grâce aux sommes versées par les copropriétaires selon leur quote-part de parties communes. Ces sommes sont inscrites sur les appels de fonds envoyés aux copropriétaires chaque trimestre par le syndic de copropriété.
Les appels de fonds doivent obligatoirement contenir la somme due par le copropriétaire et la date d’exigibilité de paiement. Matera envoie automatiquement vos appels de fonds !
Si un copropriétaire ne paie pas ses charges, il est en situation d’impayé. Le syndic dispose alors de moyens amiables et judiciaires pour recouvrer les sommes dues par le copropriétaire (autrement appelé “débiteur” ou “copropriétaire défaillant”).
Il convient toutefois d’évaluer la gravité des impayés avant d’engager une action en justice contre le copropriétaire défaillant. Les impayés en copropriété sont courants et peuvent souvent être dus à des difficultés financières ponctuelles du copropriétaire défaillant. C’est pourquoi, nous vous recommandons de ne pas paniquer au moindre euro dû !
Le seuil d’impayés à partir duquel une action amiable est nécessaire est lorsque plus d’un appel de fonds est impayé.
L’accompagnement de Matera dans la gestion des impayés
Chez Matera, un juriste dédié à votre copropriété vous accompagne dans la gestion du recouvrement des impayés.
La synchronisation bancaire permet de connaître le solde des débiteurs en temps réel : ainsi, nous sommes proactifs pour réagir rapidement et vous aider à recouvrer les fonds au plus vite.
Le recouvrement amiable
Pour rappel, voici les différentes étapes de recouvrement amiable, à partir du jour ou l’appel de fonds est envoyé :
Étape 1 : la lettre / l’email de relance - 15 jours après l’envoi de l’appel de fonds
Matera envoie une lettre de relance contenant le dernier appel de fonds impayé.
Étape 2 : le courrier de mise en demeure Matera - 30 jours après l’envoi de l’appel de fonds
Matera envoie un courrier de mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR).
À compter de la date de réception du courrier de mise en demeure Matera, le copropriétaire défaillant dispose d’un délai de 30 jours pour payer ses charges.
Etape 3 : le courrier de mise en demeure d’avocat - J+45 après l’envoi de l’appel de fonds
Matera contacte un avocat partenaire afin qu’il rédige une lettre de mise en demeure d’avocat au débiteur. Ce courrier ouvre un délai de 30 jours au copropriétaire défaillant pour payer l’appel de fonds.
Matera travaille avec des avocats partenaires, qui facturent 80€ HT au copropriétaire défaillant l’envoi d’une lettre de mise en demeure d’avocat. Matera impute ces frais d’avocat directement sur le compte du débiteur. Ceci étant, vous pouvez librement contacter un avocat de votre choix.
Il existe 3 cas qui mettent directement fin à l’impayé dans la copropriété :
- Cas n°1 : le copropriétaire paie ses charges de copropriété
La plupart du temps, le copropriétaire défaillant paie ses charges de copropriété, après la mise en demeure d’avocat. Il paie ses charges en ligne par prélèvement bancaire ou par chèque.
- Cas n°2 : le copropriétaire défaillant se rapproche du syndic pour étaler ses dettes
Matera encourage la conclusion d’un échéancier de paiement lorsque le copropriétaire défaillant est en “petit” impayé (-5.000€). Le copropriétaire défaillant peut tout à fait se rapprocher du syndic coopératif pour conclure un échéancier. Matera rédige l’échéancier, et met en place le prélèvement automatique des charges conclu entre les parties, sans aucun frais supplémentaire.
- Cas n°3 : le copropriétaire défaillant vend son appartement
Dans ce cas, le notaire séquestre la somme impayée sur l’argent de la vente, et rembourse directement la copropriété. Si le notaire ne séquestre pas la somme impayée (c’est rare, mais cela arrive quand l’impayé est >10.000€) alors le syndic doit faire opposition par voie d’huissier, pour que le notaire séquestre la somme impayée. Quoiqu’il en soit, Matera assiste intégralement le syndic coopératif.
Phase contentieuse
Dans le cas où, à l’issue des 30 jours à compter de l’envoi du courrier de mise en demeure d’avocat, le copropriétaire défaillant n’a toujours pas réglé ses charges, alors le syndicat des copropriétaires peut engager 2 actions contre le copropriétaire défaillant.
Etape 1 : La sommation de payer par voie d’huissier
Nous sommes dans la phase pré-contentieuse. Lors de cette action, le syndic coopératif va voir un huissier, pour lui demander de faire une sommation de payer. Concrètement, un huissier se présente chez le copropriétaire défaillant, et lui remet un courrier lui demandant de payer ses charges de copropriété. Matera vous assiste pour toutes les sommations : trouver un huissier, constituer un dossier de sommation, etc..
Les frais de sommation de payer sont avancés par toute la copropriété ; puis ajoutés aux charges du copropriétaire défaillant.
Étape 2 : L’action en justice
C’est le début de la phase contentieuse. Chez Matera, c’est le juriste dédié à votre copropriété qui prend le relai et qui s’occupe de toutes les formalités juridiques : préparation du dossier, transmission du dossier à l’avocat, suivi du dossier avec l’avocat en charge, etc.
Chez Matera, et contrairement aux syndics traditionnels, on ne prend aucun frais de “remise de dossier à l’avocat” ou de “Suivi de dossier avocat”.
Par contre, les frais d’avocat sont avancés par toute la copropriété. Seul le juge peut mettre à la charge du copropriétaire défaillant tous les frais de procédure (ce qui est le cas la plupart du temps).
Quelques informations sur l’action en justice :
- Il s’agit le plus souvent d’une action en paiement au fond car c’est l’action la moins contestable par le copropriétaire défaillant ;
- Cette action a lieu devant le Tribunal judiciaire du lieu de l’immeuble ;
- Elle coûte environ 1.500€ à la copropriété, qui récupère souvent cette somme lors de la condamnation du copropriétaire défaillant aux dépens ;
- Une action en justice dure au minimum entre 4 et 6 mois, il faut avoir conscience de la “lenteur” judiciaire.
Le juriste dédié à votre copropriété vous tiendra régulièrement informé des avancées du dossier !
Astuces pour en finir avec les impayés dans votre copropriété
Surveillez les impayés régulièrement sur votre espace Matera
Matera vous permet d’avoir une vision claire en 1 clic de tous les copropriétaires défaillants dans votre copropriété. En effet, la liste des copropriétaires et leur niveau d’impayés apparaissent dès votre connexion sur votre espace Matera, sur votre tableau de bord :
Examinez la balance générale des copropriétaires
La balance générale des copropriétaires liste le solde des comptes de l’ensemble des copropriétaires. Elle est assortie, s’il y en a, des comptes basculés en créances douteuses qui risquent, à terme, d’être impossible à recouvrer par le syndicat.
Avec Matera, la gestion des impayés est plus efficace !
Chez Matera, un seul référent vous accompagne dans la gestion de votre copropriété en syndic coopératif ! Il s’occupe de suivre l’état des impayés de votre copropriété et les procédures en cours et agit en fonction si nécessaire. Notre pro-activité nous permet d’être très réactifs et de vous accompagner dans la gestion de vos impayés plus efficacement !
FAQ : toutes les questions que vous vous posez sur les impayés
Comment savoir si mon ancien syndic a lancé une action judiciaire contre un débiteur ?
Si l’ancien syndic était un syndic professionnel ou si l’impayé s’élève à plus de 3000€, il est probable qu'une procédure judiciaire soit en cours d'exécution. Pour en avoir la certitude, vous pouvez consulter les archives du syndic. En cas de procédure judiciaire, vous trouverez le contact d’un avocat dans le dossier du débiteur. Vous pouvez également contacter directement l’ancien syndic. Dans le cas où aucune procédure n’a été lancée, vous pouvez démarrer une action en justice.
Matera propose des avocats partenaires de confiance qui pourront vous accompagner.
Je suis en syndic coopératif avec Matera. Je m’entends très bien avec mon voisin. Comment lui dire de payer ses charges ?
L’équipe juridique de Matera prend le relai pour les relances directes dans le cas d’impayés. Notre solution propose également un dispositif de relances amiables qui sont adressées au nom du "syndicat des copropriétaires représenté par son syndic en exercice”. Ainsi aucun membre du conseil syndical n'est explicitement nommé.
Un copropriétaire souhaite mettre en place un échéancier de paiement, que nous conseillez-vous de faire ?
L’échéancier est une bonne solution à mettre en place dans le cas où le débiteur s’engage à payer dans l’année et accepte le prélèvement automatique. Pensez à bien vérifier que vous disposez d’une trésorerie suffisante pour payer les factures de la copropriété.
Pensez à consulter notre fiche pratique pour effectuer la mise en place de l’échéancier sur Matera.
Le débiteur est décédé. Comment procéder au recouvrement de ses charges de copropriété ?
C’est aux héritiers du défunt que revient l’obligation de payer tous les appels de fonds postérieurs à la mort du copropriétaire. C’est au notaire chargé de la succession de revenir auprès du conseil syndical au sujet du paiement des charges.
Matera peut directement contacter le notaire ou les héritiers pour accélérer la procédure.
Cas exceptionnel : aucun notaire n’est chargé de la succession. Comment faire ?
Deux solutions s’offrent à vous :
- Lors de la mise en vente de l’appartement par un héritier ou un notaire, vous serez en droit de faire opposition sur les charges de copropriété ;
- Le syndic peut effectuer une demande de nomination de curateur auprès du Président du Tribunal Judiciaire du lieu d’ouverture de la succession (dernier domicile du défunt). Le syndic va alors adresser au curateur les appels de fonds, qui seront réglés en puisant dans l’actif du copropriétaire décédé. Le curateur a le pouvoir de procéder à la vente du lot en cas d’actifs insuffisants.
Recourir à un curateur représente un coût de l’ordre de 2 000€ à 3 000€ pour la copropriété, sans compter les honoraires d’avocat.
Le débiteur va vendre son appartement dans la copropriété. Faut-il recouvrer les charges ?
Oui, il doit payer toutes ses charges même en cas de vente. Pour vendre son appartement, le débiteur doit vous faire la demande d’un état daté. Pour rappel, il s’agit d’un document indiquant à l'acheteur des informations financières sur la copropriété dont le montant de ses futures charges. Ce document, envoyé au notaire chargé de la vente, indiquera que le débiteur n'est pas à jour dans le paiement de celles-ci. Le notaire vous enverra un avis de mutation. Vous aurez alors 15 jours pour faire opposition sur le prix de vente de l’appartement. Dans ce cas, le montant des charges impayées sera prélevé par le notaire du montant de la vente et sera versé directement au syndic et non au vendeur.
Le débiteur est un propriétaire bailleur. Peut-on saisir les loyers du locataire pour recouvrer les charges ?
Dans ce cas, vous pouvez entamer une procédure de saisie sur loyer en entamant une action en justice. Le juge condamnera le copropriétaire à payer les charges de copropriété, et à défaut, une saisie des loyers du locataire sera mise en place. Vous pouvez également obtenir que le locataire paye directement les loyers à la copropriété.
Est-ce qu’il existe une solidarité des paiements entre copropriétaires ?
Non, chaque copropriétaire est redevable de ses charges. Vous ne pouvez obliger un copropriétaire a payer les charges de son voisin. Par contre, dans le cas exceptionnel où la trésorerie est trop basse et met en danger la copropriété, les copropriétaires peuvent voter à la majorité simple la répartition des charges impayées entre eux en assemblée générale.
Toutefois, il convient de noter qu’il s’agit d’une avance. Le débiteur devra s’acquitter de sa dette et la somme engagée par les copropriétaires sera déduite de leurs futures charges.
À quoi sert le courrier de mise en demeure d’avocat ?
La mise en demeure est un courrier adressé en LRAR qui exige que le copropriétaire paye ses charges dans un délai de 30 jours sous peine d’une action en justice. Il s’agit simplement d’un courrier de relance plus procédurier pour inciter le paiement. L’avocat doit d'abord demander l'accord du conseil syndical avant de lancer toute procédure.
Matera vous propose de contacter directement un avocat. Pour cela, rendez-vous sur votre espace Matera dans la section “Impayés”.
Le syndic doit-il agir en justice face à un impayé ?
La justice doit être le dernier recours dans le cas où les relances à l’amiable ne fonctionnent pas. L’action en justice se fait au nom de la copropriété, représentée par le syndic, c’est donc à elle de financer les frais de justice. Le débiteur devra rembourser ces frais en plus de ses impayés.
Que faire quand le débiteur a disparu ?
Si vous ne connaissez pas l’adresse postale du débiteur et que vous n’avez aucun moyen de le contacter, les relances à l'amiable ne sont pas possibles. Dans ce cas, vous devez entamer une action en justice au dernier domicile connu du débiteur, ou à défaut à l'adresse de l'immeuble, pour ensuite demander la saisie et la vente de l'appartement.
Notre RCP impose une pénalité financière de 1% aux débiteurs à chaque retard sur leur ADF. Cette clause est-elle applicable ?
Cette clause existe bien. Certains règlements de copropriété imposent des pénalités financières aux copropriétaires débiteurs. Ceci étant, dans la pratique, les syndics appliquent rarement cette pénalité. Le plus souvent, c'est lors de la phase contentieuse que ces majorations s'appliquent : l'avocat ou l'huissier intègrent la pénalité financière dans le montant des charges impayées.
Je souhaite mettre en place une injonction de payer contre le débiteur (cette procédure est gratuite). Est-ce que vous me le conseillez ?
Bien sûr, c’est une option envisageable. Veillez à bien réunir tous les justificatifs constituant les impayés. En effet, si le dossier pour l’injonction est incomplet, il sera rejeté. Il est également conseillé de prendre un avocat pour s’assurer que tous les délais soient respectés. De plus, en cas de litige ou si le débiteur conteste la procédure, l’avocat saura vous accompagner. Les délais d’obtention d’un titre exécutoire sont de six mois.
Pour en savoir plus, découvrez notre fiche pratique qui récapitule toutes les étapes de l’injonction de payer.
L'ancien syndic a intenté une action en justice contre un débiteur de la copropriété. Est-ce que la procédure continue avec le nouveau syndic ?
Oui, car la procédure concerne “le demandeur”, la copropriété représentée par son syndic en exercice, et le “défendeur”, le locataire avec des impayés. La procédure vous est donc automatiquement transmise, en tant que nouveau syndic. Sachez que vous êtes également redevable de tous les honoraires d’avocats liés à la procédure.
La mise en demeure d'avocat est retournée à l'envoyeur. Que peut-on faire maintenant pour recouvrer les charges ?
Le débiteur a un mois pour payer ses charges après la réception d’une mise en demeure. Dans le cas contraire, le syndicat des copropriétaires, représenté par son syndic, peut engager une procédure judiciaire de recouvrement des charges. Vous devez donc contacter un avocat pour qu'il lance une action en paiement au fond, auprès du Tribunal Judiciaire du lieu de votre immeuble.
Est ce qu'il est possible de contacter un avocat ou un huissier pour recouvrer les impayés d'un débiteur ? Ou bien seul l'avocat a cette compétence ?
Les deux sont compétents pour envoyer un courrier de mise en demeure. Cependant, l’huissier de justice doit être celui du lieu de la copropriété alors que l’avocat est compétent sur toute la France.