La renégociation des contrats fournisseurs en copropriété

La renégociation des différents contrats de la copropriété est l’un des moyens les plus efficaces pour réduire les charges de copropriété dans un immeuble. C’est le syndic qui se charge généralement de renégocier les contrats au nom du syndicat des copropriétaires. Mais comment procéder ? Matera vous guide de A à Z pour vous aider à renégocier vos contrats fournisseurs et réaliser de nombreuses économies

Quels sont les contrats fournisseurs en copropriété ?

En tant que syndic de copropriété de votre immeuble, l’une de vos principales missions est l’administration et l’entretien de la copropriété. Pour cela, vous devez souscrire, au nom du syndicat des copropriétaires, plusieurs contrats et gérer ensuite les prestataires.

En copropriété, on retrouve de nombreux contrats comme par exemple :

  • La maintenance de l’ascenseur ;
  • L’énergie ;
  • L’eau ;
  • Le nettoyage des parties communes ;
  • L'assurance multirisque immeuble (MRH) ;
  • etc.
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Pour en savoir plus :

Découvrez tous nos conseils pour trouver le meilleur fournisseur dans notre article dédié.

Les prestataires établissent des factures qui sont ensuite envoyées au nom du syndicat des copropriétaires. Le paiement des fournisseurs est réparti entre tous les copropriétaires à la hauteur de leur quote-part des parties communes. Tous les trimestres, en tant que syndic, vous devez envoyer les appels de fonds aux copropriétaires pour collecter les charges grâce auxquelles vous pourrez payer les prestataires.

En tant que copropriétaire, il est possible que vous ayez remarqué une hausse constante des montants réclamés par les prestataires au fil des années. La raison ? La plupart des contrats intègrent une clause de révision des prix en indiquant un indice. Le montant que vous payez pour chaque prestataire est donc majoré chaque année en fonction de cet indice. Cela a une conséquence directe : l’augmentation des charges de copropriété.

Renégocier les principaux contrats de votre copropriété

En tant que syndic de votre copropriété, la renégociation des contrats fournisseurs est donc votre meilleure arme pour réaliser des économies pérennes sur les charges de copropriété.

Cependant, vous vous posez sûrement beaucoup de questions sur la renégociation des contrats. Sur quels critères juger les prestataires ? Qu’est-ce qu’un bon rapport qualité-prix ? Quelles sont les prestations indispensables à ma copropriété ? Nous allons tenter de répondre à toutes ces questions en nous intéressant aux principaux contrats d’un immeuble.

Le contrat de maintenance de l'ascenseur de la copropriété

Conformément à l’article 79 du 2 juillet 2003 sur l’urbanisme et l’habitat, le contrat de maintenance est obligatoire pour toutes les copropriétés équipées d’un ascenseur.

Le contrat de maintenance de l'ascenseur doit spécifier les informations suivantes :

  • L’ensemble des prestations et le coût de chaque opération de maintenance ;
  • Le nombre de passages prévus par an pour effectuer des tests de sécurité et assurer l’entretien ;
  • Le délai d’intervention d’un technicien en cas de panne. Il se situe en moyenne entre 45 minutes et 4h ;
  • Une intervention possible 7/7j ou seulement 5/7j du prestataire ;
  • Le délai de réparation et l’expertise de l’ascensoriste.

Ces paramètres peuvent grandement faire varier le montant de votre contrat. En dépit de votre budget, nous vous conseillons toutefois de privilégier un prestataire capable d’intervenir rapidement en cas de problèmes.

Le contrat de gaz de la copropriété

Il existe deux types d’offres de gaz sur le marché :

  • L’offre au tarif réglementé, qui est régie par les pouvoirs publics. Cela signifie que le tarif est fixé par l’Etat. Ce type d’offre concerne notamment ENGIE, le fournisseur historique de l’offre au tarif réglementé ;
  • L’offre de marché de gaz naturel, qui est encadrée par un contrat passé entre un fournisseur et un client. Toutes les clauses du contrat, notamment le prix, sont fixées librement par le fournisseur ;
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Bon à savoir :

Le marché du gaz s’est ouvert à la concurrence depuis le 1er juillet 2007.

Cependant, le marché des fournisseurs de gaz est amené à changer prochainement. En effet, la loi Énergie-Climat fixe la suppression de toutes les offres aux tarifs réglementés à partir du 1er juillet 2023. Concrètement, si vous êtes en contrat avec ENGIE au tarif réglementé, cela signifie que vous basculerez automatiquement au 1er juillet 2023 sur une autre offre. En effet, ENGIE, en outre de proposer des offres aux tarifs réglementés, propose également des offres de marché.

Il est donc conseillé d'anticiper ce basculement en résiliant de votre propre chef votre contrat et en choisissant l’offre la plus adaptée à vos besoins. Mais si tous les fournisseurs peuvent fixer des prix librement, comment savoir lequel applique le prix juste ? Et bien, vous ne le savez peut-être pas, mais le prix de votre contrat de gaz peut se décomposer en trois parties :

  • L’abonnement pour l’accès aux réseaux : C’est le montant fixe de votre facture exprimé en €/mois ;
  • Le terme de quantité : C’est un terme technique utilisé par les fournisseurs de gaz naturel. Il désigne le coût variable de la molécule de gaz et la marge fixée par votre fournisseur. Il est exprimé en €/Mwh ;
  • Les différentes taxes : Le gaz est soumis à trois taxes. Si le gaz est utilisé comme combustible, c’est la Taxe Intérieure de Consommation sur le Gaz Naturel qui s’applique. On trouve également la Contribution Tarifaire d’Acheminement qui concerne les tarifs d’acheminement HTT du gaz naturel. Enfin, la TVA s’applique sur le montant de la consommation de gaz naturel ainsi que sur le prix de l’abonnement au gaz naturel.

Le prix du gaz peut donc varier grandement en fonction de ces paramètres. De plus, le montant de votre contrat de gaz dépendra de votre consommation. Pour trouver le prestataire idéal, nous vous conseillons donc d’évaluer la consommation réelle de votre copropriété pour connaître vos besoins et de comparer ensuite les offres des différents prestataires.

Pour ce faire, vous pouvez étudier la Consommation Annuelle de Référence (CAR) de votre copropriété. Cette information apparaît sur les factures de gaz de votre copropriété.

Lors de la prise de contact avec les différents fournisseurs de gaz, nous vous conseillons de vous munir de votre numéro de Point d’Estimation et de Comptage (n°PCE). Il s’agit d’un numéro unique à 14 chiffres qui se trouve également sur toutes vos factures de gaz. Grâce à ce numéro, le fournisseur sera en mesure de comptabiliser le gaz que votre copropriété a consommé et pourra ainsi établir un devis personnalisé.

Le contrat de nettoyage

Pour que les parties communes soient correctement entretenues, il est de coutume de faire appel à une société de nettoyage en copropriété. En premier lieu, demandez-vous si les prestations actuelles sont adaptées à votre copropriété et dresser la liste de vos attentes concernant :

  • Les zones de l'immeuble à nettoyer : Plus il y aura de surfaces à nettoyer, plus votre contrat sera cher. C’est pourquoi, il est important de se demander quel sera le champ d’expertise de votre prestataire de nettoyage. Quelques exemples : sera-t-il chargé du déneigement ou du taillage des plantes ?
  • La fréquence des passages pour chaque zone : Certains équipements et surfaces ne nécessitent pas autant d’entretien que d’autres. Par exemple, vous pouvez décider du nettoyage des rampes d’escaliers deux fois par semaine et du nettoyage des portes palières de l'ascenseur une fois par mois pour réaliser des économies.

Une fois vos besoins bien définis, vous pouvez renégocier votre contrat pour obtenir les prestations dont vous avez vraiment besoin.

En ce qui concerne le montant du contrat, il existe un moyen pour estimer si le prix proposé est juste : le tarif horaire TTC. En effet, on considère que si la copropriété paie plus de 23 €/h TTC, vous êtes en mesure de renégocier votre contrat.

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La formule :

Tarif horaire TTC = Montant annuel TTC / Nombre d’heures passées dans l’immeuble par le personnel d’entretien.

L’assurance multirisque de l’immeuble (MRH)

L’assurance multirisque de l’immeuble couvre de manière générale tous les dommages provenant ou affectant des parties communes, notamment en cas d’incendie ou de dégât des eaux. L’assurance MRH couvre également les vols ou le vandalisme.

Le montant d’une assurance multirisque de l’immeuble dépend des paramètres suivants :

  • La localisation de l’immeuble ;
  • La présence d’activités commerciales ou professionnelles dans la copropriété ;
  • L’année de construction de l’immeuble ;
  • La superficie de l’immeuble ;
  • La sinistralité ;
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Bon à savoir :

La sinistralité est un indicateur d’assurance qui met en corrélation le montant des sinistres déclarés et celui des primes encaissées par la copropriété.

  • Les garanties choisies par le syndicat des copropriétaires.

Si vous souhaitez renégocier votre assurance de copropriété, munissez-vous de l’historique des sinistres enregistrés par l’assureur pour la copropriété depuis 36 mois. Puis, comme pour les précédents contrats, faites le point sur les garanties actuelles.

Nous vous conseillons notamment de vérifier que votre contrat contient bien toutes les garanties obligatoires. Par exemple, si votre copropriété est équipée d’un ascenseur, alors la garantie en bris de machine est obligatoire.

Si vous souhaitez changer de compagnie d’assurance, veillez à comparer le prix mais également l’étendue des garanties. Nous vous recommandons de choisir un assureur avec les mêmes garanties que votre prestataire actuel, voire même avec un niveau de garanties supérieur.

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Astuce :

Matera propose sa propre assurance multirisque d’immeuble pour ses clients. N’hésitez pas à nous écrire via le bouton “Une question ?” en bas à droite de votre espace Matera pour obtenir un devis personnalisé !

Les trois clés de la renégociation de contrats fournisseurs

Si chaque contrat a des spécificités, la renégociation de contrat repose sur des bonnes pratiques qui s'appliquent tout le temps et sont faciles à mettre en œuvre.

Nous allons vous présenter les trois clés qu’il faut connaître pour renégocier vos contrats fournisseurs :

Clé n°1 : Renseignez-vous sur la date de reconduction tacite et le préavis de chaque contrat

Les contrats d’entretien de l’immeuble sont à tacite reconduction. Cela signifie qu’ils sont automatiquement renouvelés si aucune des parties (le syndicat des copropriétaires ou les prestataires) ne souhaite les résilier ou les modifier.

Dans chaque contrat, vous trouverez deux informations essentielles pour la renégociation :

  • La date d’échéance : À cette date, le contrat est automatiquement renouvelé ;
  • Le préavis : C’est le délai que vous devez respecter pour prévenir le prestataire que vous souhaitez résilier ou modifier les termes de votre contrat. Le préavis est souvent de deux à six mois.
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Exemple :

Vous souhaitez résilier votre contrat. Dans le cas d’un préavis de deux mois, vous devez prévenir votre prestataire, au plus tard deux mois avant la date d’échéance du contrat.

Il convient également de noter que les professionnels prestataires de service sont soumis à la loi Châtel. Ainsi, conformément à la loi, tous les prestataires sont dans l’obligation de vous informer de la reconduction tacite de votre contrat et de votre faculté de résiliation au plus tard 15 jours avant la fin du préavis par lettre recommandée avec accusé de réception.

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Attention !

Si le prestataire manque à cette obligation légale, vous êtes en droit de demander la résiliation de votre contrat, et ce, même si le préavis est dépassé.

Si vous souhaitez renégocier vos contrats fournisseurs, il est très important d’entamer les négociations dans les délais impartis ! N’hésitez pas à mettre à jour un tableau recensant pour chaque contrat la date d'échéance, le délai de préavis et la date de la dernière révision de prix pour y voir plus clair.

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Attention !

En règle générale, nous conseillons de renégocier les contrats fournisseurs tous les trois ans.

Clé n°2 : Trouvez le meilleur rapport qualité-prix

La clé d’une bonne négociation est de savoir ce que l’on recherche. En effet, le but n’est pas forcément d’obtenir le contrat le moins cher, mais de viser le meilleur rapport qualité-prix pour la copropriété.

Pour cela, nous vous conseillons de discuter entre copropriétaires pour établir une liste des besoins réels de la copropriété. Comparez ensuite cette liste avec les prestations proposées par votre fournisseur actuel. Ce raisonnement vous permet de savoir si le service pour lequel vous payez actuellement correspond réellement à vos besoins. C’est également l’occasion d’établir une stratégie de renégociation adaptée. Deux possibilités s’offrent à vous :

  • Soit le prestataire facture des prestations inutiles :__ Dans ce cas, vous pouvez négocier la suppression de ces prestations et obtenir, de facto, une baisse du montant des factures ;**
  • Soit le prestataire propose un service adapté : Dans ce cas, vous pouvez négocier directement le montant du contrat.

Clé n°3 : La mise en concurrence des prestataires

Pour renégocier vos contrats fournisseurs, la meilleure solution est de faire jouer la concurrence ! N’hésitez pas à demander d’autres devis auprès de différents concurrents pour les présenter ensuite à votre prestataire actuel. En effet, les prestataires ont toujours une marge de manœuvre concernant le montant des contrats. La plupart essaieront de s’aligner avec la concurrence pour conserver votre copropriété parmi ses clients. Dans certains cas, vous pourrez même obtenir des prestations supplémentaires pour le même prix !


04 mai 2021
ÉCRIT PAR
Marine de Villoutreys
Responsable juridique