Retour des assemblées générales en présentiel le 9 juin 2021

La sortie progressive du confinement impacte aussi positivement les copropriétés. Après un an d’assemblées générales en visioconférence, elles pourront de nouveau se tenir en présentiel à partir du 9 juin prochain.

Les assemblées générales en physique de nouveau autorisées

Quelle est la date officielle de l’autorisation des assemblées générales en présentiel ?

À partir du mercredi 9 juin, il sera de nouveau possible d’organiser vos assemblées générales en présentiel. Cette autorisation résulte du plan de déconfinement annoncé par le gouvernement en avril dernier.

Si vous êtes syndic de copropriété et souhaitez organiser votre prochaine assemblée générale de nouveau en présentiel, vous devez l’indiquer dans les convocations à envoyer aux copropriétaires au minimum 21 jours avant la date de celle-ci.

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**Bon à savoir :**

En tant que président-syndic ou syndic bénévole, Matera vous donne la possibilité de choisir le mode de tenue de votre assemblée générale en indiquant dans les convocations le lieu de l’assemblée générale ou en précisant qu’elle se tiendra en visioconférence. Une simple case à cocher suffit !

Quelles consignes sont à respecter pour tenir une assemblée générale en présentiel ?

Si vous faites le choix d’une assemblée générale en présentiel, vous devez tout de même tenir compte des consignes en vigueur, à savoir :

  • Respecter une jauge de 4 mètres carrés par personne minimum dans le lieu choisi ;
  • Se tenir à un mètre de distance les uns des autres ;
  • Si l’assemblée générale se tient dans un espace fermé, il doit être régulièrement ventilé ;
  • Le port du masque est obligatoire ;
  • Les gestes barrières habituels doivent être appliqués : se laver régulièrement les mains, éternuer dans son coude, etc.
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**Attention !**

Une assemblée générale de copropriété n’est pas un motif dérogatoire autorisé au couvre-feu. Il est donc nécessaire de convoquer les copropriétaires à une heure permettant de ne pas l’enfreindre. Pour rappel, à compter du 9 juin, le couvre-feu est à 23h en France métropolitaine.

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**Attention !**

Il est important de respecter l’ensemble de ces mesures pour être légalement autorisé à tenir une assemblée générale en physique. N’hésitez pas à nous écrire via le bouton “Une question ?” en bas à droite de votre espace Matera pour échanger avec votre référent.

Les assemblées générales en visioconférence restent possibles

La prolongation des assemblées générales dématérialisées

Il y a un an, le gouvernement autorisait la tenue des assemblées générales en visioconférence dans l’ordonnance du 20 mai 2020 entre le 1er juin 2020 et le 1er juillet 2020. Suite au reconfinement, cette autorisation avait été prolongée jusqu’au 1er juillet 2021.

L’incertitude quant à l’avenir de la pandémie de Covid-19 devrait pousser le gouvernement à reconduire cette autorisation jusqu’au 31 octobre 2021. Cette proposition figure dans le projet de loi relatif à la sortie de l'état d’urgence sanitaire qui s’achève au 1er juin 2021, et qui doit être étudié par le Parlement.

Pour rappel, ces ordonnances permettent aux copropriétés de tenir des assemblées générales par visioconférence ou audioconférence, si cette possibilité n’avait pas été votée préalablement à la pandémie de Covid-19. En tant que syndic, vous avez le choix concernant l’outil choisi pour tenir l’assemblée générale de façon dématérialisée.

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**Bon à savoir :**

La loi ELAN, entrée en vigueur en 2018, permettait déjà aux copropriétés de voter l’organisation des assemblées générales en visioconférence de façon pérenne. Si vous souhaitez que les assemblées générales de votre copropriété puissent se tenir à distance après l’autorisation provisoire, cette décision doit être votée à la majorité simple de l’article 24 en assemblée générale.

Est-ce que Zoom est légal pour tenir une assemblée générale en visioconférence ?

La réponse est oui ! Vous pouvez tout à fait utiliser Zoom pour tenir une assemblée générale.

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**Bon à savoir :**

Zoom a été intégré à la plateforme Matera pour vous permettre d’organiser des assemblées générales à distance. Vous n’avez pas besoin de télécharger d’application, tout est intégré clé en main et prêt à être utilisé ! Les réunions sont illimitées en temps et en nombre de participants. Et bien sûr, nous prenons tous les frais à notre charge !

Matera a choisi Zoom car il s’agit de l’un des outils les plus utilisés dans le monde mais également de l’un des plus sécurisés. En effet, Zoom utilise l’algorithme AES qui est le plus sûr au monde et a récemment acheté Keybase, une entreprise de cybersécurité pour renforcer son dispositif de sécurité et éviter notamment tout piratage informatique.

Et si vous êtes soucieux de vos informations personnelles, pas de panique ! Zoom ne vend aucune donnée personnelle à des fins commerciales ou publicitaires. Si cela vous intéresse, vous pouvez consulter leur politique de confidentialité pour plus d’informations.

Les autres possibilités pour vos assemblées générales

Le vote par correspondance

Si en tant que copropriétaire vous ne pouvez pas être présent à l’assemblée générale, vous pouvez choisir de voter par correspondance.

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**Attention !**

Le vote par correspondance ne peut remplacer la tenue d’une assemblée générale. Si vous êtes absent et souhaitez voter par correspondance, vous devrez voter en anticipation de l’assemblée générale et votre vote sera alors pris en compte lors de l’assemblée générale.

Pour permettre le vote par correspondance, le syndic est tenu de joindre un formulaire de vote avec les convocations. Ce formulaire contient toutes les résolutions à l’ordre du jour et vous permet de voter pour, contre ou de vous abstenir pour chacune d’entre elles. Une fois le formulaire dûment rempli, vous devez l’envoyer au syndic de copropriété.

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**Bon à savoir :**

Chez Matera, le formulaire de vote est automatiquement joint à la convocation.

Donner son pouvoir en assemblée générale

Si vous le préférez, vous pouvez également donner votre pouvoir à un autre copropriétaire ou à un tiers qui n’est pas dans la copropriété (cela peut être un membre de votre famille par exemple). La personne désignée pourra participer aux débats et voter en votre nom.

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**Attention !**

La personne que vous mandatez n’est pas tenue de suivre vos consignes de vote. Veillez donc à choisir une personne de confiance pour vous représenter.

Pour donner votre pouvoir, vous devez remplir un formulaire de pouvoir et le transmettre en lettre simple ou le remettre en mains propres à la personne qui vous représentera. Elle sera alors chargée de remettre ce formulaire au président de séance de l’assemblée générale. Vous pouvez aussi notifier que vous donnez votre pouvoir à un tiers en envoyant un courrier à votre syndic mais cela n’est nullement obligatoire.

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**Bon à savoir :**

Le jour de l’assemblée générale, c’est à la personne mandatée de signer la feuille de présence au nom de la personne absente.

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**Bon à savoir :**

Le syndic n’a pas le droit de refuser la présence d’un mandataire. Il n'est pas obligatoire d’informer le syndic de la présence d’un mandataire en amont de l’assemblée générale. Le syndic ne peut donc pas prétexter d’avoir été notifié trop tard.

Souvenez-vous de ces 3 règles d’or :

  • Le pouvoir doit être rempli par écrit et signé par celui qui sera absent (le représenté) ;
  • Le pouvoir n’a pas à être signé par celui qui le reçoit (le représentant) ;
  • Lors de l'assemblée générale : le représentant signe la feuille de présence en son nom, ainsi que pour la personne qu'il représente.

27 mai 2021
ÉCRIT PAR
Yasmine Khaldi
Juriste