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Appel de fonds : définition, types et paiement

Appel de fonds : définition, types et paiement
Appels de fonds
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Appel de fonds : définition, types et paiement

Appel de fonds : définition, types et paiement

Le syndic effectue des appels de fonds pour réclamer aux copropriétaires les charges courantes de la copropriété. En effet, les copropriétaires sont redevables des frais liés à la copropriété tels que les honoraires du syndic, les factures d’énergie et d’eau, etc. Le syndic peut cependant envoyer des appels de fonds supplémentaires dans l’année, pour couvrir cette fois les charges exceptionnelles. Quels sont les différents types d’appels de fonds ? Comment régler le montant de ses charges au syndic ? On fait le point dans cet article.


Sommaire


Qu’est-ce qu’un appel de fonds en copropriété ?

Un appel de fonds est une demande envoyée par le syndic de copropriété à un copropriétaire pour récupérer une somme d’argent due. En effet, les copropriétaires sont redevables des charges de copropriété, qui correspondent aux frais liés à la gestion de la copropriété et à l’entretien de l’immeuble. Le montant des charges est calculé en fonction de la quote-part des parties communes d’un copropriétaire, exprimées en tantièmes. Pour rappel, les tantièmes sont établis dans l’état descriptif de division (EDD) qui se trouve généralement en annexe du règlement de copropriété.

Généralement, l’appel de fonds est un courrier transmis par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par lettre recommandée électronique (LRE). Cependant, il convient de noter que le syndic doit impérativement obtenir l’accord écrit des copropriétaires avant de pouvoir envoyer les appels de fonds par voie électronique.

L’avis d’appel de fonds doit obligatoirement mentionner :

  • Le montant de la provision à régler ;
  • La date d’exigibilité du paiement.

Bon à savoir :

La loi du 10 juillet 1965 ne prévoit pas de délai légal entre la date d’envoi des appels de fonds et la date d’exigibilité du paiement. En général, les appels de fonds sont envoyés 7 à 14 jours par le syndic avant l’échéance de paiement. Cependant, il est possible de voter un délai obligatoire en assemblée générale à la majorité absolue et de l’inscrire dans le règlement de copropriété. Pour rappel, la majorité absolue comptabilise les voix des copropriétaires présents, représentés et absents.

Il existe plusieurs types de charges de copropriété et par conséquent plusieurs appels de fonds associés. Nous vous les détaillons ci-dessous.

L'appel de fonds pour les charges courantes

Les charges courantes correspondent aux dépenses qui sont prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété. Pour rappel, les copropriétaires votent chaque année en assemblée générale le budget prévisionnel de la copropriété à la majorité simple. Cette majorité comptabilise les voix des copropriétaires présents ou représentés.

On distingue cependant deux types de charges courantes : les charges générales et les charges spéciales. Étudions-les en détail.

Les charges générales

Les charges générales regroupent plusieurs frais de la copropriété :

  • La bonne conservation de l’immeuble : ce sont les petits travaux de rénovation, comme le rafraîchissement de la peinture des parties communes, la rénovation d’un mur en pierre, etc. ;
  • L’entretien de l’immeuble : ce sont les frais liés au maintien de la propreté, tels que l’achat des produits de nettoyage, le salaire du personnel d’entretien, les frais d'enlèvement des ordures ménagères, etc. ;
  • L’administration de l’immeuble : ce sont les frais liés à la gestion de la copropriété comme les honoraires et les frais annexes du syndic professionnel, les dépenses nécessaires pour l'exécution des missions du conseil syndical (frais de déplacement par exemple), etc.

Bon à savoir :

Il existe un autre mode de gestion, plus économique et transparent, qui est le syndic coopératif. En syndic coopératif, c’est le président du conseil syndical qui détient la qualité de syndic d’un point de vue légal mais, dans les faits, l’ensemble des conseillers syndicaux participent à la gestion de la copropriété. Grâce à Matera, les copropriétaires réalisent en moyenne 30% d’économies sur leurs charges de copropriété par an !

Les charges spéciales

Les charges spéciales concernent l’usage d’équipements ou de services en commun, comme le chauffage collectif ou l’ascenseur. Contrairement aux charges générales, les charges spéciales ne sont pas forcément dues par l’ensemble des copropriétaires. Le montant des charges spéciales d’un copropriétaire est calculé en fonction du critère de l’utilité, défini au préalable par un géomètre.

Par exemple, lorsque la copropriété est équipée d’un ascenseur, les copropriétaires qui vivent au rez-de-chaussé n'utilisent pas cet équipement et ne participent donc pas aux frais de maintenance de l’ascenseur. A contrario, les copropriétaires qui se situent au 6ème étage seront redevables de ces frais, à une hauteur plus importante que les copropriétaires des étages inférieurs.

L’appel de fonds pour les charges exceptionnelles

Les charges exceptionnelles correspondent aux dépenses qui ne sont pas prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété. Conformément à l’article 44 du décret du 17 mars 1967, il s’agit notamment :

  • Des gros travaux de conservation de l’immeuble tels que le ravalement de façade avec ajout de matériaux isolants ;
  • Des travaux de remplacement ou de réparation des équipements communs, hors maintenance, comme le remplacement d’une chaudière collective ;
  • Des travaux d’amélioration de la copropriété, comme la transformation d’une cage d’escalier pour l’installation d’un ascenseur ou la création d’un parking ;
  • Des études techniques telles que le diagnostic technique global (DTG) ou l’audit énergétique.

Les travaux de la copropriété sont préalablement votés en assemblée générale. Les règles de majorités dépendent de la nature des travaux. C’est durant l’assemblée que les copropriétaires et le syndic s’accordent sur les modalités de l’appel de fonds, notamment sur la date d’exigibilité de paiement.

Bon à savoir :

Depuis la loi ALUR de 2014, la constitution d’un fonds de travaux est obligatoire pour la majorité des copropriétés afin d’anticiper et de financer les gros travaux de rénovation. Certaines copropriétés sont exemptées de constituer un fonds de travaux :

  • Les copropriétés neuves livrées il y a moins de 5 ans ;
  • Les copropriétés de moins de 10 lots, dans le cas où les copropriétaires renonce à la constitution d’un fonds de travaux par un vote en assemblée générale à l’unanimité ;
  • Si le diagnostic technique global de la copropriété définit qu’il n’est pas nécessaire de réaliser des travaux pour les 10 prochaines années ;
  • Si la copropriété a déjà constitué un budget travaux équivalent au budget prévisionnel en cours.

Les copropriétaires votent en assemblée générale à la majorité absolue de l’article 25 de la loi de 1965 le montant de la provision annuelle à verser sur le fonds de travaux. La provision versée chaque année doit être supérieure ou égale à 5% du budget prévisionnel de la copropriété.

Le cas particulier des travaux urgents

Le syndic de copropriété peut engager des travaux urgents si et seulement si la sécurité des habitants et/ou la sauvegarde de l’immeuble est menacée. Le syndic doit alors tenir les copropriétaires au courant par l’affichage d’une note d’information dans les parties communes de la copropriété, par courrier ou par l’envoi d’un e-mail. Par la suite, le syndic convoque une assemblée générale extraordinaire pour convenir avec les copropriétaires des modalités de paiement de ces travaux.

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 ne précise pas de caractère urgent pour les travaux. L’appréciation est laissée au syndic, mais généralement les travaux urgents sont :

  • Le remplacement d’une chaudière collective en période hivernale ;
  • La réparation d’un mur qui s’affaisse ou s’écroule ;
  • La réparation d’une toiture qui n’assure plus l'étanchéité de la copropriété ;
  • La réparation d’une canalisation qui cause des dégâts des eaux majeurs ;
  • La réparations d’une ou plusieurs marches cassées dans un escalier ;
  • Etc.

Si les copropriétaires et le conseil syndical estiment que les travaux ne sont ni urgents, ni nécessaires, le syndicat des copropriétaires peut alors intenter une action en justice contre le syndic devant le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble. Cependant, les copropriétaires doivent tout de même régler le montant des travaux avant d’obtenir un remboursement par décision du juge.

Attention !

Le syndic peut demander une provision en amont de l’assemblée générale extraordinaire si et seulement si elle n’excède pas un tiers du montant estimatif du devis des travaux. Si la copropriété possède un conseil syndical, le syndic doit d’abord obtenir son accord avant d’établir cet appel de fonds exceptionnel.

Quand payer ses appels de fonds ?

Pour récupérer les charges courantes déterminées par le budget prévisionnel de la copropriété, le syndic effectue généralement quatre appels de fonds par an, soit un par trimestre. Cependant, il est possible que le règlement de copropriété prévoit une autre périodicité. Concernant les charges exceptionnelles, les appels de fonds se font de manière ponctuelle selon ce qui a été voté en assemblée générale.

Dans tous les cas, une fois l’appel de fonds effectué par le syndic, le copropriétaire est dans l’obligation de régler la somme demandée avant la date d’échéance indiquée sur l’avis.

Bon à savoir :

Après l’approbation des comptes en assemblée générale, en fin d’exercice comptable, le syndic de copropriété procède à une régularisation. Il existe alors deux cas de figure :

  • Soit vous avez versé trop de provisions : dans ce cas, le syndic réduit le montant de votre premier versement trimestriel de charges de l’année suivante ;
  • Soit vous n’avez pas assez versé de provisions : dans ce cas, la somme manquante sera ajoutée au montant de votre premier versement trimestriel de charges de l’année suivante.

Que se passe-t-il en cas de charges impayées ?

Si vous n’avez pas payé vos charges dans les délais impartis, le syndic peut vous envoyer une mise en demeure de payer par lettre recommandée avec accusé de réception. Si, 30 jours après la réception du courrier, vous n’avez toujours pas procédé au règlement des charges, le syndic peut alors intenter une action en justice devant le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble.

Bon à savoir :

Pour éviter tout litige, nous vous recommandons de discuter avec le syndic. En effet, il est possible de résoudre ce problème à l’amiable et de demander un report ou de mettre en place un échelonnement des paiements.

Comment payer ses appels de fonds ?

Vous avez plusieurs façons de régler les provisions demandées par vos appels de fonds :

  • Par prélèvement automatique : en fournissant vos coordonnées bancaires (RIB), le syndic peut procéder à un prélèvement par virement SEPA avant la date d’échéance de chaque appel de fonds ;
  • Par virement bancaire ou par chèque : vous devez alors vous assurer de payer en temps et en heure vos charges de copropriété à chaque appel de fonds.

Bon à savoir :

Avec Matera, vous avez la possibilité d’opter pour le prélèvement automatique ou le paiement manuel. Après avoir renseigné sur votre espace personnel un numéro d’identification bancaire (IBAN), vous pouvez effectuer des virements instantanément vers le compte bancaire de la copropriété en quelques clics !


On ne s'arrête pas en si bon chemin!
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