Pourquoi Zoom est légal et parfaitement adapté à vos assemblées générales par visioconférence ?

Pendant la crise sanitaire du coronavirus, les assemblées générales de copropriété ne peuvent pas se tenir en présentiel. Pour autant, il est possible de tenir l’assemblée générale et éviter ainsi qu’elle ne soit reportée à une date ultérieure. Dans les faits, il est primordial de maintenir l’assemblée générale en dépit de la crise sanitaire pour pouvoir voter le budget prévisionnel de l’année à venir, sans quoi votre syndic ne pourra pas appeler les fonds au 1er janvier. De plus, sans AG, vous risquez de vous retrouver sans syndic, les contrats expirant selon les cas au 31/12 ou au 31/01. On vous explique les alternatives pour tenir une assemblée générale en pleine crise sanitaire avec Matera !

Assemblée générale à distance : la visioconférence et le vote par correspondance

La crise sanitaire a bouleversé notre quotidien et cela s’est répercuté, entre autres, sur la vie des copropriétés. Comment tenir une assemblée générale en plein confinement alors que les rassemblements privés et publics sont interdits ?

Depuis l’ordonnance du 20 mai 2020, il est possible de tenir une assemblée générale de copropriété à distance entre le 1er juin 2020 et 31 janvier 2021. L’article 22-2 I. de ce texte fait dérogation à l’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965 et précise que le syndic peut prévoir que les copropriétaires ne participent pas à l’assemblée générale par présence physique. Dans ce cas, l’assemblée générale pourra avoir lieu indifféremment par visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication permettant d’identifier clairement chaque participant.

En plus de l’organisation d’une visioconférence, il est possible pour les copropriétaires d’exprimer leur opinion lors de l’assemblée générale:

  • Soit via le vote par correspondance : les copropriétaires peuvent voter en anticipation de l’assemblée générale avec un formulaire à envoyer au syndic
  • Soit via les pouvoirs : il est possible de donner son pouvoir à toute personne physique, qu’elle soit elle-même copropriétaire dans l’immeuble ou non. D’ailleurs, l’ordonnance du 20 mai 2020 stipule que le mandataire peut cumuler plus de trois pouvoirs si la totalité des voix n’excède pas 15% des tantièmes.
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Attention !

Certaines personnes n’ont pas le droit de recevoir de pouvoir notamment le syndic, son entourage familial et professionnel. Cette interdiction concerne également les formes d’autogestion du syndic (syndic bénévole et coopératif).

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Bon à savoir

Il convient de noter que le vote par correspondance permet de consigner son vote qui sera pris en compte lors de l’AG. En revanche, le pouvoir est un document sans consigne de vote. Assurez-vous donc de choisir la bonne personne à qui donner votre pouvoir.

Zoom : un outil légal et adapté aux assemblées générales par visioconférence

Lors du premier confinement, en mars 2020, Matera a décidé d’intégrer Zoom à sa plateforme en l’espace de quelques semaines seulement pour permettre à ses clients de tenir une assemblée générale par visioconférence dans de bonnes conditions.

Le choix s’est porté sur Zoom car il s’agit d’une des plateformes de visioconférence les plus répandues pour organiser des assemblées générales et les plus sécurisées. En effet, prendre un outil utilisé mondialement permet de garantir un niveau de sécurité maximum. Évitez à tout prix les petits outils, développés par une ou deux personnes, qui ne sont pas à jour de toutes les nouvelles normes liées à la sécurité informatique.

Tout d’abord, Zoom est parfaitement légal pour tenir une assemblée générale par visioconférence. En effet, l’ordonnance du 20 mai 2020 ne liste pas d’outil en particulier. Dans le texte, il est simplement fait mention que la plateforme utilisée doit permettre l’identification claire de chaque participant. Sur Zoom, il est possible d’activer son audio et sa vidéo, ce qui permet d’identifier chaque copropriétaire sans ambiguïté. En cas de doute, il sera possible de demander en direct un document d’identité aux copropriétaires connectés sur le Zoom.

Concernant la sécurité, Zoom utilise l’algorithme AES qui est le plus sûr au monde. Zoom a également acheté récemment Keybase, une entreprise de cybersécurité, pour renforcer la sécurité de sa plateforme. Il n’y a aucun risque de piratage de compte et d’ailleurs, Zoom ne s’est jamais fait pirater sa base de données.

Enfin, Zoom ne vend pas les données personnelles de ses utilisateurs. Qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un établissement scolaire ou d’un particulier, aucune donnée personnelle n’est vendue ni utilisée à des fins publicitaires. Pour en savoir plus, voici la politique de Zoom sur le sujet.


04 novembre 2020
ÉCRIT PAR
Auriane Roussel
Juriste