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Vous souhaitez passer à un syndic bénévole et vous vous demandez quelle procédure suivre pour sa nomination ? Matera vous explique comment procéder dans les règles à la nomination d’un syndic bénévole.
Qu’est-ce qu’un syndic bénévole ?
Un syndic bénévole est une alternative au syndic professionnel. Moins chère, cette alternative est souvent adaptée aux copropriétés de petite taille.
Un syndic bénévole est un copropriétaire qui est élu en assemblée générale en qualité de syndic de copropriété. Il assure alors pour le compte de la copropriété de nombreuses obligations administratives et comptables.
Le syndic est également tenu de faire respecter le règlement de copropriété et de faire exécuter les décisions approuvées en assemblée générale.
Un syndic bénévole doit être propriétaire d’un ou plusieurs lots dans la copropriété qu’il sera amené à gérer. Conformément à la loi ALUR, le copropriétaire ou son époux(se) uniquement, mariés sous le régime de biens communs peuvent devenir syndic bénévole. Les personnes ne pouvant pas être désignées comme syndic sont :
- Le conjoint marié sous le régime de séparation des biens ;
- Le partenaire de PACS ;
- Les ascendants ou descendants du copropriétaire.
Si le copropriétaire vend son lot au cours de son mandat, son rôle de syndic bénévole prend automatiquement fin. Un nouveau syndic devra être nommé.
Nomination d’un syndic bénévole : la procédure à suivre
Étape 1 : l'assemblée générale appelée à se prononcer sur cette désignation est précédée d'une mise en concurrence de plusieurs projets de contrat. Cela signifie que, lors de l’assemblée générale, au moins deux devis pour désigner le syndic doivent être présentés lors de l’AG, conformément à l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965. La réforme du droit de la copropriété, entrée en vigueur le 1er juin 2020, précise que la mise en concurrence doit intervenir à chaque fois qu'il y a une nouvelle désignation de syndic, soit tous les 1 ou 3 ans.
- faire une demande de dispense de mise en concurrence à l’ordre du jour et procéder à un vote en assemblée générale à la majorité absolue ;
- ne pas avoir de conseil syndical, cette décision ayant été préalablement votée par la copropriété à la double majorité.
Étape 2 : à la fin du mandat du syndic, le syndic doit convoquer l’assemblée générale annuelle pour élire le futur syndic. Une résolution de passage de la copropriété en syndic bénévole à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale devra être ajoutée à cette occasion. Tout copropriétaire ou le conseil syndical peut le faire en envoyant une lettre recommandée avec accusé de réception à son syndic actuel, qui mentionne la durée du futur mandat (entre un an et trois ans) et fournit un modèle de contrat. Le copropriétaire qui formule cette demande doit s’y prendre au plus tard huit semaines avant la date de tenue de l’assemblée générale.
Étape 3 : l’élection du syndic doit être tenue dans un endroit neutre (autre que dans les locaux du syndic en place) et un secrétaire de séance doit être désigné au préalable pour rédiger le procès-verbal de l’AG.
Étape 4 : l’adoption de la résolution de passage de la copropriété en syndic bénévole doit être faite à la majorité absolue de l’ensemble des copropriétaires lors de l’assemblée générale. Conformément à l’article 25-1 de la loi 1965, si la résolution ne passe pas, un second vote devra avoir lieu immédiatement, uniquement si la résolution a obtenu lors du premier vote au moins un tiers des voix. Lors du second vote, pour que la résolution soit adoptée, la majorité simple des suffrages exprimés des copropriétaires présents ou représentés doit être atteinte.
Étape 5 : une fois le syndic élu, le mandat est immédiatement effectif. Lors de l’AG, le syndic de copropriété tient le rôle de secrétaire de séance. S’il y a un nouveau syndic élu, dès l’adoption de la résolution, le syndic entrant remplace tout de suite l’ancien syndic en tant que secrétaire de séance. Il doit alors lire le reste des résolutions à l’ordre du jour, signer le procès-verbal à l’issue de la réunion, puis l’envoyer aux copropriétaires dans un délai d’un mois suivant la tenue de l’AG.
Étape 6 : Juste après l’AG, il est conseillé de contacter immédiatement le syndic sortant pour récupérer les archives et les fonds de la copropriété. L’ancien syndic dispose de :
- 15 jours pour remettre les documents relatifs à la situation de la trésorerie de la copropriété et les références du compte bancaire actuel de la copropriété ;
- 30 jours pour les documents du syndicat des copropriétaires, les documents relatifs à la gestion de l’immeuble et les documents techniques de l’immeuble, comme le diagnostic technique global ;
- 3 mois pour l’état des comptes des copropriétaires et du syndicat des copropriétaires, s’il y a clôture des comptes.
Le syndic entrant doit obligatoirement ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, une démarche rendue obligatoire par la loi Alur.
Étape 6 : faire signer au syndic et au syndicat de copropriété le nouveau contrat de mandat, soumis à l'approbation de l'assemblée générale, conformément au contrat-type de syndic imposé par la loi Alur et le décret du 26 mars 2015.
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