Was genau ist die Immobilienverwaltung?

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Wer als Dienstleister Immobilien verwaltet, kann sich beispielsweise auf Eigentümergemeinschaften, Mietobjekte oder gewerbliche Immobilien spezialisieren.

Grundsätzlich kümmert sich die Verwaltung darum, dass die Immobilie ihren Wert erhält, die  Rendite des Objekts bestenfalls steigt, die Substanz verbessert wird und das alltägliche Geschäft uneingeschränkt funktioniert. Als Eigentümer oder Eigentümergemeinschaft ist es jedoch keine Pflicht, eine externe Hausverwaltung heranzuziehen, hiervon wird aber mit Blick auf die Verantwortung und den Aufgabenumfang oftmals Gebrauch gemacht. 

Wie bereits erwähnt ist die “Immobilienverwaltung” als Oberbegriff zu verstehen, der sich in verschiedene Spezialisierungen aufteilen lässt.
So kümmert sich die Hausverwaltung einer WEG (auch WEG-Verwaltung genannt) um das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergesellschaft, während die Mieterverwaltung an ein Mietobjekt gebunden ist und dort ihren entsprechenden Schwerpunkt setzt. Was das genau bedeutet, erfahren Sie weiter unten. 

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Arten der Immobilienverwaltung

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WEG-Verwaltung

Die Rechte und Pflichten der Hausverwaltung einer Eigentümergemeinschaft richten sich nach § 27 Abs. 1 WEG und umfassen die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums in der Art und Weise, dass dieses seinen Wert weiterhin erhält. 

Zum gemeinschaftlichen Eigentum gehört grundsätzlich alles, was nicht Sondereigentum ist und an dem jedes WEG-Mitglied Miteigentumsanteile hält. Hierzu zählen also die Fassade, Gartenanlagen, das Treppenhaus, der Aufzug oder auch die Zentralheizung. Der WEG-Verwalter vertritt die Eigentümergemeinschaft nach außen hin und ist beispielsweise auch für die Einberufung der Eigentümerversammlung zuständig. Die Tätigkeiten des WEG-Verwalters lassen sich grob in juristische, kaufmännische und technische Bereiche aufteilen. 

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Sondereigentumsverwaltung

Wir haben festgestellt, dass die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums Sache der WEG ist und diese hierzu eine externe Hausverwaltung beauftragen oder aber einen Verwalter aus den Reihen der Eigentümer auswählen kann. Um das Sondereigentum, also insbesondere die Wohnungen der WEG-Mitglieder, kümmern sich die jeweiligen Eigentümer selbst. Das Sondereigentum steht nur einem Eigentümer zu, der hiermit gem. § 13 Abs. 1 WEG nach Belieben - im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften - verfahren und andere Eigentümer auch von Einwirkungen ausschließen kann. Jeder Wohnungseigentümer ist jedoch gegenüber der Gemeinschaft verpflichtet, Vereinbarungen und Beschlüsse einzuhalten, wodurch das genannte Recht eingeschränkt wird. Der Sondereigentümer kann die Verwaltung seiner Wohneinheit an Dritte weitergeben, die sich dann um eine Vermietung o.ä. kümmern. Dieses Verwaltungsmodell ist aber deutlich von der WEG-Verwaltung abzugrenzen, da es ja hier genau nicht um das Gemeinschaftseigentum geht. 

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Mieterverwaltung

Werden die Wohneinheiten einer Immobilie vermietet, so kann der bzw. die Eigentümer eine Immobilienverwaltung beauftragen, die sich exklusiv um alle Miet- und Mieterbelange kümmert. Hier steht vor allem die Mieterkommunikation im Mittelpunkt, da die Verwaltung auch als ihr primärer Ansprechpartner dient. 

Daneben kümmert sie sich aber auch um die finanzielle Weiterentwicklung des Objekts und kann den Eigentümern bzw. dem Eigentümer mit Konzepten zur Verbesserung der Qualität des Objekts und der Vermietung behilflich sein.

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Gewerbliche Objektverwaltung 

Immobilien, die zu gewerblichen Zwecken genutzt werden, sind juristisch anders zu behandeln als Mietobjekte für Privatpersonen. Um diesen Besonderheiten zu begegnen, gibt es extra auf Gewerbeimmobilien spezialisierte Hausverwaltungen.

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Aufgaben der Immobilienverwaltung

Abhängig davon, um welche der beschriebenen Modelle es sich handelt, deckt das Tätigkeitsfeld der Immobilienverwaltung regelmäßig die folgenden Bereiche ab. 

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• Technische Verwaltung

Hierzu zählen die Beurteilung des Zustandes der Immobilie, ihre regelmäßigen Begehungen und auch das Entgegennehmen und Bearbeiten von Mängelanzeigen (insb. bei der Mieterverwaltung). Aber auch das Wahren der Verkehrssicherheitspflichten und die Instandhaltung und -setzung des Gemeinschaftseigentums sind Teil der technischen Verwaltung. 

• Kaufmännische Verwaltung

Es ist Aufgabe des Verwalters, sich um die Buchhaltung der Eigentümer zu kümmern. Darunter fallen bei WEGs etwa das Einziehen des Hausgeldes, das Erstellen der Jahresabrechnung und die Aufstellung des Wirtschaftsplans. Im mietobjektbezogenen Modell obliegt der Verwaltung auch die fristgerechte und regelmäßige Einziehung der Mietzahlungen.

• Rechtliche Verwaltung 

Fungiert die Verwaltung als Ansprechpartner gegenüber anderen Parteien, so hat sie es auch regelmäßig mit der Lösung von Konflikten zu tun, welche ggf. auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können. Des Weiteren kümmert sie sich um Verträge mit Dienstleistern und deren Einhaltung. Aber auch ein Überblick über Versicherungsfälle und ggf. entstandene andere Ansprüche sind Aspekte der Verwaltungstätigkeit. Im WEG-Kontext ist es außerdem die Pflicht des Verwalters, jährlich die Eigentümerversammlung einzuberufen. 

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All diese Aufgaben muss die Verwaltung nicht selbst übernehmen, sondern kann - und sollte - sie fachkundigen Dritten übergeben. Allerdings gehört es zu ihrer Pflicht, Sorge dafür zu tragen, dass die Aufgaben ordnungsgemäß erledigt werden. 

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Vorteile und Nachteile von Immobilienverwaltungen

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Ein Vorteil und ein wohl häufiger Grund, weshalb sich Eigentümer eine Immobilienverwaltung entscheiden, ist die eigene Entlastung. Durch die Arbeitsteilung können die Themen, denen man in der Regel nicht täglich begegnet und für die es mindestens eine Fortbildung benötigt, an Dienstleister mit dem entsprechenden Know-How abgegeben und so die fachgerechte und effiziente Bearbeitung der Belange gewährleistet werden. Im Idealfall übernimmt die Verwaltung alle aufkommenden Arbeiten, aber auch Probleme im Zusammenhang mit dem Objekt bzw. den Mietern. 

Geraten Eigentümer jedoch an eine weniger kompetente oder seriöse Verwaltung, können sich hier massive Probleme für die Betroffenen ergeben. Ein wesentlicher Aspekt besteht in den häufig höheren Kosten, die durch die Beauftragung externer Verwalter entstehen. Diese erheben Gebühren für ihre Dienstleistungen, was zu finanziellen Belastungen für die Eigentümergemeinschaft führen kann. Stimmt hier das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht und liegt die Hauptmotivation der Verwaltung in der Gewinnerzielung und nicht bei der bestmöglichen Verwaltung der WEG, so kann die Gemeinschaft in eine Schieflage geraten. Ein weiterer Nachteil liegt in der potenziellen Distanz und dem begrenzten Verständnis für die individuellen Bedürfnisse der WEG-Mitglieder. Externe Verwalter sind nicht immer unmittelbar vor Ort ansässig und können daher nicht so schnell auf aktuelle Ereignisse oder dringende Anliegen reagieren. Dies kann zu längeren Reaktionszeiten führen und die effiziente Abwicklung von notwendigen Maßnahmen beeinträchtigen. Mittlerweile ist es insbesondere für kleine WEGs zu einem nicht unerheblichen Problem geworden, überhaupt kompetente Hausverwaltungen zu finden, da sich die Arbeit für diese in Anbetracht der eher geringen Größe solcher Eigentümergemeinschaften schlichtweg nicht rentiert.

Exkurs: Die Selbstverwaltung

Die Selbstverwaltung hat in den letzten Jahren zunehmend an Bedeutung in Wohnungseigentümergemeinschaften gewonnen und stellt eine attraktive Alternative zur externen Hausverwaltung dar. Insbesondere für kleinere WEGs mit wenigen Wohneinheiten erweist sich dieser Ansatz als sinnvoll, da sie von klassischen Hausverwalter aus finanziellen Gründen oft nicht in Betracht gezogen werden.
Die Vorteile der Selbstverwaltung liegen vor allem darin, dass die Interessen des Verwalters, der zugleich Eigentümer ist, in der Regel deckungsgleich mit den Zielen der WEG sind. Hierzu zählen die Minimierung der Kosten für die Eigentümergemeinschaft, die Sicherstellung eines optimalen Zustands des Gemeinschaftseigentums und die Förderung eines harmonischen nachbarschaftlichen Verhältnisses. Lebt der verwaltende Eigentümer vor Ort, ist er über alle Geschehnisse innerhalb der Eigentümergemeinschaft informiert und kann unmittelbar handeln. Dies ist besonders vorteilhaft bei dringenden Handwerksarbeiten, da hier sofort reagiert werden und die baulichen Maßnahmen persönlich begleitet werden können. 

Natürlich bedeutet die Selbstverwaltung auch zusätzliche Arbeit für den entsprechenden Eigentümer und die Gefahr droht, dass sich kein Freiwilliger finden lässt. Außerdem muss der- oder diejenige über das entsprechende Fachwissen und die notwendige Zeit verfügen, allen verwalterischen Aufgaben nachzukommen.
Dieses Problem hat Matera erkannt und durch ihr Angebot für WEGs in Selbstverwaltung optimal gelöst: Diese werden durch ein Expertenteam bei allen buchhalterischen, technischen und juristischen Aufgaben unterstützt und können so im Sinne effizienter Arbeitsteilung viele Tätigkeiten an ihre Ansprechpartner bei Matera abgeben. Das Online-Portal ermöglicht daneben eine praktische Organisation aller weiteren Belange, wie etwa der digitalen Aufbewahrung der Dokumente, dem WEG-Eigenkonto und einem kurzen Kommunikationsweg für die Eigentümer. 

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Fazit: Arten und Aufgaben der Immobilienverwaltung

Die professionelle Immobilienverwaltung umfasst als Oberbegriff verschiedene Formen, darunter die WEG-Verwaltung, Mieterverwaltung und gewerbliche Objektverwaltung. Die WEG-Verwaltung kümmert sich um das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergesellschaft, während die Mieterverwaltung sich auf vermietete Wohneinheiten fokussiert und vor etwa die Kommunikation mit Mietern sowie die finanzielle Entwicklung der Objekte beinhaltet. Die gewerbliche Objektverwaltung ist auf Immobilien mit gewerblicher Nutzung spezialisiert.

Die Aufgaben der Immobilienverwaltung umfassen technische Aspekte wie die Zustandsbewertung und Instandhaltung, kaufmännische Aufgaben wie Buchhaltung und Mietzahlungen, sowie rechtliche Verantwortlichkeiten wie das Vertragsmanagement oder auch die Vertretung der Eigentümergemeinschaft (bei der WEG-Verwaltung).

Die Entscheidung für eine professionelle Verwaltung bietet einige Vorteile wie die Entlastung der Eigentümer, jedoch auch Nachteile wie potenziell höhere Kosten, Misskommunikation oder auch Einbußen in der Qualität. Die Selbstverwaltung stellt daher eine moderne, effiziente Alternative insbesondere für kleinere WEGs dar. 

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