Syndic en ligne : qu'en penser ?

Le syndic est en ligne est un modèle de syndic professionnel dématérialisé qui émerge ces dernières années. Mais que penser des syndics en ligne ? Est-ce un modèle vertueux de gestion de copropriété ? On vous explique tout ici.

Qu’est-ce qu’un syndic en ligne ?

Conformément à la loi de 1965, toute copropriété doit être administrée par un syndic de copropriété qui peut prendre différentes formes : professionnel, bénévole ou coopératif. Parmi les syndics professionnels, une nouvelle forme de syndic se développe en ce moment : les syndics en ligne.

Un syndic en ligne est une forme de syndic de copropriété nouvelle génération qui propose des prestations de syndic traditionnel à distance. Concrètement, le statut est le même qu’un syndic professionnel. Toutefois, les syndics en ligne ne possèdent pas d’agence physique, le gestionnaire de copropriété s’occupe de gérer votre immeuble depuis son ordinateur et par téléphone.

Attention ! Comme tous les syndics professionnels, les syndics en ligne doivent posséder une carte professionnelle ainsi qu’une garantie financière.

Le fonctionnement d’un syndic en ligne

Les missions d’un syndic en ligne sont les mêmes que celles d’un syndic de copropriété traditionnel. Il a pour mission générale de représenter le syndicat des copropriétaires dans ses actes et ses actions en justice. Il s’occupe d’envoyer les appels de fonds chaque trimestre et de collecter les charges de copropriété, mais également de convoquer une assemblée générale annuelle.

Le syndic en ligne doit assurer le suivi des contrats avec les prestataires. À ce titre, il est dans son devoir de les renégocier à chaque date d’anniversaire pour vous faire obtenir le meilleur prix. Il assure également le suivi des travaux.

De façon plus générale, le syndic en ligne veille au bon respect des dispositions du règlement de copropriété et s’assure que toutes les décisions votées en assemblée générale soient bien exécutées. Si ce n’est pas le cas, il s’agit d’une faute de gestion et vous pouvez poursuivre votre syndic en ligne.

Bon à savoir : Comme dans un syndic traditionnel, le conseil syndical assiste le syndic en ligne dans sa tâche et contrôle que son travail soit bien fait. Une bonne gestion du syndic en ligne pourra être approuvée par le syndicat des copropriétaires en votant le quitus au syndic.

Syndic en ligne et Matera, quelles différences ?

Matera n’est pas un syndic en ligne car nous ne sommes pas un syndic professionnel. Pour rappel, la loi de 1965 indique que les syndics de copropriété peuvent prendre différentes formes. Ils peuvent être professionnels (c’est le cas des syndics en ligne), bénévoles ou coopératifs. D’ailleurs, depuis la réforme de copropriété, entrée en vigueur le 1er janvier 2020, le recours au syndic coopératif est facilité : il n’est plus obligatoire de faire figurer dans le règlement de copropriété le passage à ce mode de gestion pour le rendre possible.

L’offre de Matera se base sur le modèle du syndic coopératif : nous proposons aux copropriétaires de se passer de syndic professionnel pour la gestion de leur copropriété. Cela leur permet de reprendre le contrôle de leur copropriété et de gagner du temps en évitant de relancer le syndic professionnel à tout bout de champ.

Matera, c’est :

  • Une plateforme intuitive qui automatise les tâches chronophages : convocation des assemblées générales, génération des appels de fonds, envoi des procès-verbaux, etc. ;
  • Des experts réactifs et disponibles qui prennent le relai sur les sujets de fond (accompagnement travaux, suivi juridique, gestion des impayés, etc.).

Les limites des syndics en ligne

Les syndics en ligne comportent quelques avantages : en général, ils sont beaucoup moins chers que les syndics professionnels qui ont des agences physiques notamment.

Toutefois, ce modèle comporte quelques limites.

La séparation entre la gestion administrative et les tâches quotidiennes de la copropriété

Le premier problème réside dans la séparation entre la gestion administrative et les tâches quotidiennes de la copropriété. Pour être efficace dans la gestion de copropriété, ces deux tâches ne peuvent pas être décorrélées l’une de l’autre. Prenons un exemple simple. La copropriété a besoin de faire des travaux en urgence. Il est indispensable que l’organe décisionnaire soit sur place pour prendre une décision rapide. Ce n’est pas le syndic en ligne qui constate le problème, ce n’est pas lui qui choisit l’artisan, ce n’est pas lui qui fait le suivi du chantier mais c’est de son accord dont on a besoin pour mettre en œuvre les mesures nécessaires ! Le syndic en ligne, situé parfois à plusieurs centaines de kilomètres, est un intermédiaire inefficient ajoutant de la lenteur inutile au processus.

À qui doit-on attribuer la responsabilité juridique ?

Beaucoup de copropriétaires font le choix du syndic en ligne plutôt que de l’autogestion pour se décharger de toute responsabilité juridique. Ces copropriétaires voient en ce mode de gestion un moyen de reprendre une partie du contrôle de la copropriété, tout en attribuant la responsabilité juridique au syndic en ligne. En réalité la responsabilité est beaucoup plus partagée qu’on ne le croit ! Bien que le conseil syndical n’ait, d’après la loi du 10 juillet 1965, qu’un pouvoir de contrôle et d’assistance du syndic, il se retrouve parfois missionné, par le syndic en ligne, de tâches qui ne lui sont normalement pas dévolues. Le syndic en ligne lui délègue par exemple : la tenue des AG, la gestion de certains travaux mais aussi les relevés des compteurs. Dans ce contexte, qui serait tenu pour responsable s’il y avait une erreur dans l’exécution de ces tâches ? La loi ne statue pas mais le doute reste entier.

Les syndics en ligne maîtrisent mal les services qu’ils proposent

Un troisième écueil dans la gestion des copropriétés par des syndics en ligne doit être mis en lumière. Ces syndics ont souvent été créés par des syndics « traditionnels ». Ils prétendent pouvoir révolutionner l’activité du syndic au travers de la dématérialisation des tâches administratives et comptables mais leurs compétences informatiques sont souvent limitées ! La véritable valeur ajoutée des syndics professionnels traditionnels émane de leur expertise juridique et technique, du contact humain et de la bonne gestion des conflits, mais ils n’ont aucune compétence particulière dans le développement web et l’automatisation des processus. Dans ce contexte, les tâches pour lesquelles ils ont été missionnées sont parfois mal faites et de gros problèmes opérationnels apparaissent. Les appels de fonds arrivent avec du retard, les factures ne sont pas payées et le support est souvent absent. Nous vous laissons vous faire votre propre avis en tapant « [nom du syndic en ligne] + avis » sur Google.

Les alternatives au syndic en ligne : le modèle vertueux du syndic coopératif

Face aux syndics traditionnels, souvent chers et absents, la première réponse a été le syndic en ligne. Toutefois, comme nous venons de le voir, ce modèle présente des inconvénients majeurs.

C’est pourquoi, chez Matera, nous sommes convaincus que la solution réside plutôt dans les modèles d’autogestion et notamment le syndic coopératif.

Le principal avantage du syndic coopératif est d’ordre financier : comme vous ne payez plus d’honoraires de syndic, vos charges de copropriété sont considérablement réduites, et ce, de façon pérenne.

Le syndic coopératif vous permet également de reprendre le contrôle sur votre copropriété : finies les relances intempestives, vous pouvez enfin avancer sur les projets en cours.

Enfin, en autogérant votre copropriété, vous maîtrisez parfaitement les contrats signés. Il en ressort une plus grande transparence au sein de la copropriété.

Bon à savoir : Matera vous accompagne dans l’autogestion de votre copropriété et permet une transition rapide et fluide !



Par Raphaël Di Meglio, posté le 23 juin 2020